Intranet, RSE, digitalworkplace : quel niveau d’intégration choisir ?

3 avril 2018


Paroles d'experts

Intranet, RSE, digitalworkplace : quel niveau d’intégration choisir ?

Le Salon Solutions Intranet, Travail collaboratif et RSE, rendez-vous annuel des acteurs du digital interne, s'est tenu les 20-21 et 22 mars dernier à Paris Porte de Versailles. Parmi les temps forts de ces trois jours, Arctus a pris la parole dans de nombreuses tables-rondes et mini-pitchs. Voici quelques-uns des messages partagés avec les participants lors de ces 3 jours.

Topo-rapidos : Intranet, RSE, digitalworkplace : quel niveau d'intégration choisir ?

Chez Arctus, nous abordons cette épineuse question sous l'angle de l'utilisateur final. Gaëlle Roudaut, consultante senior, a commencé cet exercice de synthèse en partageant un constat sur l’environnement numérique des salariés en entreprise…

Le digital working en entreprise aujourd’hui, est souvent proposé avec les outils suivants :

  • Un intranet, un peu ancien, qui diffuse de l’actualité
  • des outils métier de chacun (un ERP, un CRM, des outils de pilotage, etc.)
  • l’e-mail et les outils bureautiques
  • des outils de communication unifiée (la messagerie instantanée, la webconférence, …)
  • une plateforme de knowledge management pour la documentation de l’entreprise
  • une plateforme e-learning, pour faire évoluer ses compétences
  • un réseau social d’entreprise, avec ses groupes de discussions
  • une plateforme dédiée à l’innovation participative pour venir déposer ses idées…
  • Et … les outils « shadow IT »

En face de cette réalité "fragmentée", pour le collaborateur, il y a beaucoup de temps perdu, à rechercher de l’information, à savoir quel outil utilisé pour quel besoin, générant déperdition d’information, multiplication des saisies dans différentes plateformes.

Choisir la bonne combinaison

Alors quelle solution pour une meilleure intégration entre les différents outils ?

Il existe une multitude de combinaisons possibles :

  • Prendre les meilleurs outils du marché -les best of breed- et les positionner côte à côte
  • Dans une approche plus unifiée de digital workplace, apporter une surcouche logicielle type portail
  • Intégrer un moteur de recherche voire même un chatbot, petit agent conversationnel apportant une réponse personnalisée à l'utilisateur
  • S'équiper d’une solution généraliste tout en un
  • "Ruser" en utilisant la couche graphique pour habiller les outils et donner une impression unifiée
  • Ou encore opter pour un mix de ces solutions

Évidemment le niveau d’intégration des outils va également dépendre de contraintes liées à l’environnement informatique de l’entreprise : quelles sont les exigences de sécurité ? Quel est l’environnement existant dans lequel le dispositif doit s’intégrer ?

Assurer le succès du projet

L’équation n’est pas simple et pourtant… Il existe quelques facteurs clés de succès pour faire le bon choix en matière d’intégration d’un dispositif numérique de votre organisation :

  • Faire un diagnostic de maturité digitale auprès de ses collaborateurs : on ne confie pas une formule1 à quelqu’un qui vient de passer son permis de conduire !
  • Réaliser un réel recueil des besoins du terrain : Les interviews, focus groupes ou enquête en ligne sont autant de leviers pour faire un choix raisonné et commencer à impliquer les collaborateurs dans le changement de dispositif
  • Impliquer les métiers dans les choix : workshops fonctionnels, conception des espaces métiers, architecture de l’information, plusieurs POC, mise en place de communautés collaboratives pilote… Autrement dit : quand vous achetez une automobile vous aimez bien la tester et choisir vos options
  • Enfin accompagner le changement… au-delà du choix technique, vous menez avant tout un projet humain ! Si vous livrez votre formule1 sans accompagnement et sans formation à la conduite, elle risque de rester au garage

Pour conclure, faire des choix d’intégration avec les salariés, les associer tout au long de la conception et les accompagner dans l’appropriation, permettra de garantir :

  • La mise à disposition du dispositif le plus adapté, quel que soit son niveau d’intégration
  • Une meilleure adhésion au dispositif
  • Et donc une meilleure performance en lien avec des usages adaptés aux besoins des salariés et à leur maturité digitale !

 

retour au blog

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *