Le temps, c’est de l’argent : quelle équation pour l’animateur de communauté


Paroles d'experts

Le temps, c’est de l’argent : quelle équation pour l’animateur de communauté

Animer une communauté sur un intranet collaboratif ou un réseau social d’entreprise, cela demande de l’énergie, des convictions mais aussi du temps ! Et comment faire quand on en a peu ? Combien de temps cela prend-il d’animer une communauté ? Comment bien gérer son temps pour être un animateur de communauté efficace ? Des questions qui reviennent souvent lors de nos formations à l’animation de communauté… Quelques bonnes pratiques pour résoudre l’équation « 1 JH = 8H »

le lapin d'alice au pays des merveilles

Quand on sait que seule une organisation sur 2, selon l’Observatoire e-transformation & intranet, déclare avoir confié cette mission à plein temps à quelques collaborateurs de l’entreprise, cela signifie que la très grande majorité des animateurs de communauté réalisent cette mission « en casquette », en plus d’autres activités métiers souvent plus prioritaires.

De plus, il est difficile de mesurer le temps à consacrer à l’animation d’une communauté. Pas de réponse toute faite en la matière : cela dépend d’abord de l’objectif de la communauté, et notamment s’il s’agit d’une communauté d’information descendante ou d’une communauté qui vise de nombreuses interactions et/ou la production d’un livrable commun… La dynamique et l’énergie de l’animateur de la communauté et donc le temps à y consacrer pour produire des contenus, faire venir les membres dans la communauté ou encore modérer les échanges n’y seront pas les mêmes. Si certaines activités  comme le pilotage de la communauté (suivi des logs, reporting aux instances (COPIL, etc.), …) sont facilement mesurables car elles représentent une charge fixe, relativement faible et régulière dans l’année, d’autres le sont nettement moins et dépendent largement des objectifs recherchés, du nombre de membres dans la communauté ou encore de la taille de l’équipe d’animation.

Best practise #1 : Déléguer et organiser

keep calm and delegate

Un animateur de communauté ne doit idéalement jamais rester seul face à l’ampleur de sa tâche, ne serait-ce que pour des raisons évidentes d’absences et de congés. De plus, une dynamique d’animation qui repose sur 2 voire 3 animateurs rendra la communauté plus vivante : les personnalités de chaque animateur apporteront leur diversité de réponses, de conseils aux membres comme d’animation éditoriale de l’espace. Déléguer certaines tâches d’animation peut aussi se faire en s’appuyant sur un jeune en apprentissage ou en stage, à condition de ne pas lui confier toutes les clés de la communauté : une fois sonnée la fin de son apprentissage, il vous faudra tout reprendre en main directement, sans parler du fait que dans nos entreprises à la culture statutaire, confier l’animation d’une communauté à un apprenant, aussi qualifié soit-il, conforte certains managers déjà récalcitrants dans la perception que la communauté n’est qu’un gadget…

Bref, identifier des personnes compétentes et enthousiastes pour vous entourer, bien vous organiser à plusieurs pour vous répartir les tâches, permettra à terme de gagner du temps, sans risquer de s'essouffler ou de ralentir le rythme (de publication !)

Best practise #2 : Structurer des plages de temps et créer des routines

horloge

En matière de gestion du temps, les spécialistes parlent souvent de l’importance de créer des routines : parce qu’elles se déroulent selon un scénario connu, qu’elles offrent des repères et que vous êtes capables de savoir justement combien de temps tel geste vous prend, les routines sont de précieux alliés pour la gestion de votre communauté. Vous bloquer des plages -même courtes- dans la journée pour produire un contenu et le publier, vous connecter 10 minutes tous les matins pour lire les échanges et répondre aux éventuelles questions posées sur le forum ou dans les commentaires, créer des rendez-vous sur l’espace en proposant à vos membres des rituels amusants (le like du vendredi, la pensée du jour, …) … Avec ces routines, vous créez de la régularité pour vous et la gestion de votre temps d’animateur, mais aussi pour les membres de la communauté pour lesquels ces effets "rendez-vous" sont également fédérateurs .

Et comment structurer des routines, au départ, quand on ne sait pas combien de temps vont demander toutes ces tâches d’animation de communauté… ? Un conseil : faites-vous un fichier de suivi pour tracer votre temps. Une technique que connaissent bien toutes les professions qui vendent leur temps (avocats, consultants, …) et qui permet d’objectiver la rentabilité de ses actions : posez-vous la question régulièrement « quel temps ai-je passé pour quel résultat obtenu ? ». Au bout de quelques semaines, des points saillants vont ressortir : vous avez passé x heures à répondre aux membres de la communauté sur le microblog, x heures à publier des documents, x heures à traiter les statistiques de consultation de la communauté, etc.

Enfin, surtout, résistez au multitâche : avec les nouvelles technologies, nous sommes sans arrêt sollicités, par mail, par messagerie instantanée, sms, réseaux sociaux, etc. Et si de temps en temps, vous vous autorisiez de ne faire qu’une chose à la fois ?

Best practise #3 : Distinguer urgent et important

les post-it !

En matière de gestion du temps, les spécialistes distinguent souvent l’urgent et l’important. Deux notions incontournables dans le travail et dans la gestion d’une communauté aussi. Certaines actions méritent d’être traitées en priorité parce qu’elles sont urgentes et importantes, d’autres peuvent attendre un peu parce qu’elles le sont moins… mais néanmoins, ne doivent pas être forcément abandonnées pour autant !

Voici un petit classement que nous vous proposons bien sûr d’enrichir avec vos propres considérations en fonction des objectifs de votre communauté :

TRES URGENT/MOINS IMPORTANT

> Résoudre un bug visuel sur la communauté (un widget ne s’affiche plus, …)

>Vous former à la rédaction de contenus adaptés au web voire à l’animation de communauté sur un RSE

= des actions à prévoir rapidement mais qui ne sont pas bloquantes si vous ne les traitez pas en priorité

TRES URGENT/TRES IMPORTANT

> Corriger un lien qui empêche l’accès à un contenu essentiel au travail de ses membres

> Produire ou mettre à jour des contenus attendus par les membres de la communauté

> Modérer un propos inacceptable sur la communauté

> Faire une démonstration à votre management du fonctionnement et des bénéfices attendus de la communauté

= des actions à mener en priorité n°1, sans tarder !

MOINS URGENT/MOINS IMPORTANT

> Customiser visuellement sa communauté pour la distinguer et la rendre plus communiquante (un bandeau, un logo, …)

> Organiser des animations ludiques sur la communauté pour augmenter le trafic et créer de la convivialité

> Réunir les acteurs de la communautés (action de sensibilisation, de professionnalisation, événement convivial, …)

> Faire de la veille sur les bonnes pratiques d’animation sur le réseau social d’entreprise

= des actions dont on peut se passer quand on est pressé mais qui au long cours peuvent aussi être un plus ! A faire dans les temps « creux »

MOINS URGENT/TRES IMPORTANT

> Suivre et répondre régulièrement aux interactions dans la communauté

> Suivre les statistiques de consultation et de contribution de sa communauté

> Organiser le prochain comité éditorial et le planning des prochaines publications

> Préparer le comité de pilotage trimestriel

> Classer, indexer, trier les contenus publiés dans la communauté

> Suivre les entrées/sorties des membres (gestion des droits, des rôles)

= des actions régulières à ne pas négliger dans le temps. A planifier pour assurer dans la durée !

Best practice #4 : Savoir se déconnecter et faire des pauses

post-it pause sur clavier

Pour finir, une fois que vous saurez combien de temps vous prennent chaque action d’animation de votre communauté pour le résultat souhaité, lesquelles sont à mener en priorité par rapport à leur degré d’urgence ou d’importance. Une fois que vous aurez mis en place vos principales routines de fonctionnement avec vos collègues animateurs délégués, la ligne du temps se sera éclaircie mais pour autant, vous n’en aurez peut-être malheureusement pas fini avec la course contre le temps... Pour que celle-ci vous soit encore moins pénible, notre dernier conseil : déconnecter ! Faites des pauses entre vos activités professionnelles habituelles et les temps de gestion de votre communauté. Parce que ces activités demandent à votre cerveau une gymnastique différente, des ressources moins habituelles, vous avez besoin de vous aérer, de laisser reposer et de ne pas succomber à la tentation de tout faire tout de suite (ce qui n’est pas nécessaire puisque tout n’est pas très urgent ni très important !).

Un animateur de communauté reposé est souvent plus enclin à l’écoute et à l’échange, deux qualités clés pour modérer et animer les interactions sur son espace collaboratif !

 

 

 

Pour aller plus loin sur la gestion du temps, consultez aussi :

http://www.cadre-dirigeant-magazine.com/actu/social-emploi/5-astuces-gagner-temps-travailler-plus-intelligemment/

 

Par Gaëlle Roudaut    twitter-image

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