2017 : Mes bonnes résolutions d’animateur de communauté sur l’intranet collaboratif

3 janvier 2017


Paroles d'experts

2017 : Mes bonnes résolutions d’animateur de communauté sur l’intranet collaboratif

bonnes résolutions

Ça y est : une nouvelle année commence ! Avec son lot de « bonne année », « bonne santé » … et de bonnes résolutions ! En tant qu’animateurs de communauté sur l’intranet ou le réseau social de votre entreprise, vous en avez sûrement déjà prises quelques-unes… La mienne, partager avec vous les meilleures résolutions de community manager interne. Check-list.

 

En 2017, j’arrête de …

Stop !

 

Spammer les membres de ma communauté par mail !

Premier outil de communication et de collaboration online, le mail est souvent utilisé à tort et à travers, générant des dérives que relèvent de nombreuses études : ainsi, les cadres passeraient en moyenne 45% de leur journée à traiter des mails, dont la plupart ne leur seraient pas directement destinés ! Si la mise en place d’une communauté peut permettre aux collaborateurs d’une même équipe ou partageant les mêmes activités ou centres d’intérêt, d’interagir ensemble via un forum ou le microblogging, leurs échanges y seront capitalisés tout en contribuant à réduire le nombre de mails entre eux… Mais, les habitudes ont la vie dure et les membres de la communauté ne prendront pas tout de suite le réflexe de poster leur message dans la communauté. Charge à l’animateur de montrer l’exemple en réduisant lui-même ses envois et en concentrant les discussions dans la communauté.

Doublonner l’information à plusieurs endroits !

Pour inciter les membres d’une communauté à s’y connecter pour y trouver des informations ou des documents utiles à leurs activités, c’est dans la communauté qu’il faut publier … et là exclusivement ! Si vous maintenez des contenus à plusieurs endroits -sur la communauté, mais aussi sur des documents papier, un répertoire partagé ou encore que vous les envoyez par mail- cela créé de la confusion (mais où est donc la dernière version ?) et n’incite pas vos membres à aller dans la communauté puisqu’ils peuvent trouver l’information par ailleurs (au risque qu’elle soit fausse d’ailleurs !)

Laisser s’empiler l’information dans ma communauté

Ce n’est pas parce que la communauté doit devenir le lieu de référence des documents partagés, qu’elle doit devenir un fourre-tout où l’on publie tout et n’importe quoi… Si votre espace collaboratif bouillonne d’échanges et de publications, c’est le signe d’une dynamique positive entre ses membres qu’il faut encourager bien sûr, mais cela nécessite aussi de la part de l’animateur de rationnaliser et de structurer afin que l’information reste facilement trouvable et accessible par tous. Mots-clés, catégories mais aussi archivage ou expiration des anciens contenus seront vos meilleurs alliés tout au long de l’année !

En 2017, je continue de …

longue route

 

Répondre à toutes les sollicitations de la communauté

Comme à la table des fêtes, il ne vous viendrait pas à l’idée de laisser une discussion en plan en quittant soudainement la table, votre rôle d’animateur de communauté impose une régularité dans les réponses apportées aux sollicitations de vos membres. Vous n’êtes pas l’interlocuteur désigné pour répondre à toutes les questions, qu’à cela ne tienne, accusez réception et appuyez-vous sur les autres membres de la communauté, indiquez qu’un expert du sujet répondra dans quelques jours mais ne laissez pas une question dans le vide ! Plus les sollicitations trouveront leurs réponses dans la communauté et plus les membres seront motivés à l’utiliser. Alors continuez sur cette voie !

Faire savoir et communiquer sur les nouveautés

Faire venir ses membres sur sa communauté est un enjeu de tous les jours. Même si la communauté commence à prendre une bonne dynamique et que les statistiques de consultation et de contribution sont au beau fixe, continuez à communiquer et à mettre en avant régulièrement sur les nouveautés, les nouvelles publications, l’accueil de nouveaux membres, les derniers documents mis à disposition,… Le « faire-savoir » est un axe majeur de l’animation de votre communauté !

Accompagner et impliquer tous les membres et leurs managers

L’accompagnement du changement est un travail de longue haleine. Parce que les habitudes ont la vie dure, que les freins peuvent être nombreux et les bénéfices non entendus de tous, vous allez devoir continuer à accompagner membres et managers dans la durée : présentez régulièrement la communauté et ses résultats, allez à la rencontre des gens, impliquez les plus motivés et les leaders d’opinions, valorisez les réussites et les hommes, … autant d’actions visibles et de proximité à poursuivre en 2017. En matière de changement, la route est longue !

En 2017, je commence à …

Starting-blocks

 

Proposer des contenus ludiques sur la communauté

Garder le sourire malgré le froid et la grisaille, créer une atmosphère bienveillante et fédérer ses membres en partageant des anecdotes et des bons moments (galeries photos, making-off, …), faire venir les membres sur l’espace collaboratif en leur proposant de temps en temps un contenu décalé (gif animés, quiz et jeux concours, etc.) … toutes les raisons sont bonnes pour pimenter ses contributions de temps en temps et sortir du format textuel et officiel. Pour faire le plein d’idées, rendez-vous sur notre billet sur les bienfaits de l’humour sur le réseau social… Y’a plus qu’a !

Communiquer en toute transparence sur les résultats de la communauté

A la fin de l’année, l’heure est au bilan. Et alors ? ça donnait quoi 2016 sur la communauté ? beaucoup de consultation ? beaucoup d’échanges ? ou pas assez à votre goût… Quelques soient les résultats, parlez-en en toute transparence : valorisez les réussites et expliquez les revers. C’est une bonne occasion pour motiver les troupes en début d’année avec un challenge à dépasser pour la nouvelle année. Il n’y a pas d’échec, que des choses à améliorer 😉

Mieux piloter les actions de ma communauté

Le début d’une nouvelle année, c’est aussi l’occasion de remettre les compteurs à zéro… Mettre en place des outils de suivi partagés avec ses contributeurs pour suivre le temps passé par chacun dans la contribution à la communauté, pour tracer les actions réalisées, pour prévoir les actions à venir (animations, calendrier éditorial, …). Autant de moyens qui vous permettront de piloter la communauté tout au long de l’année. Alors 1,2,3… Partez !

 

envol de ballons - bonne année !

 

Avec toutes ces bonnes résolutions, vous voilà parés pour l’animation de votre communauté en 2017 ! Et même si les résultats ne sont pas au rendez-vous dès les premiers mois, ne renoncez pas ! Vous le savez : un espace collaboratif demande une bonne dose d’énergie et de persévérance avant de trouver sa vitesse de croisière… alors profitez d’avoir bien rechargé les batteries pendant les fêtes, gardez le sourire et l’optimisme de ce début d’année, ce sont les ingrédients essentiels à l’animation de communauté !

 


Toute l’équipe d’Arctus vous souhaite une très belle année 2017, pleine de collaboration, de partage et d’innovations en ligne et IRL !

Par Gaëlle Roudaut    twitter-image

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