3 modes de travail collaboratif dont je ne pourrais plus me passer

12 janvier 2018


Paroles d'experts

3 modes de travail collaboratif dont je ne pourrais plus me passer

Voilà quelques mois que j'ai rejoint Arctus. Qui dit changement d'entreprise, dit aussi changement de modes de fonctionnements et changement d'outils. J'aimerais partager ici les bénéfices utilisateurs que j'ai découverts en adoptant de nouveaux modes de collaboration.

En effet, j'ai coutume de dire qu'en tant que spécialiste des outils de collaboration, Arctus est "un cordonnier bien chaussé". Voici donc 3 usages pour lesquels je ne pourrais plus me passer d'outils collaboratifs.

 

1) Me coordonner avec mes collègues :

L'équipe d'Arctus est très mobile (déplacements chez nos clients dans toute la France) et chacun travaille pour le compte de plusieurs clients. Les agendas sont donc très chargés. Or, souvent, nous devons échanger en direct ou fixer un rendez-vous avec un client.

Pour faciliter la coordination de l'équipe, nos agendas sont partagés : chacun voit les plages de disponibilités de ses collègues (des juniors aux directeurs). Nous travaillons aussi avec des planificateurs qui permettent de suivre l'avancée de nos projets cogérés en affectant des tâches à chacun, en fixant des échéances, en établissant des To-Do-List partagées.

Ainsi, pour moi, le temps des échanges de mails au cours desquels le premier interlocuteur propose 4 créneaux à ses interlocuteurs (en posant des options dans son agenda) puis où chacun répond en disant "moi je peux", "moi, non, je préférerais une demi-heure plus tard"… c'est fini !!

Je vois directement un créneau qui peut convenir à mes interlocuteurs et j'envoie une invitation qui s'inscrira dans leurs agendas !

Et pas de risque pour sa vie personnelle : il est possible de définir des créneaux d'indisponibilité sans détailler davantage le contenu du rendez-vous.

 

2) Travailler avec une bibliothèque de documents co-éditables en cloud :

Nous avons besoin de pouvoir travailler sur des documents sans nous soucier de savoir si quelqu'un d'autre est au même moment en train de travailler dessus. Et pour ne pas interrompre un collègue, nous pouvons laisser des commentaires directement sur le document auquel celui-ci pourra accéder, et répondre et donner suite en tenant compte ou non de la remarque.

Concrètement, en déplacement ou au bureau, une connexion nous suffit pour accéder aux documents de l'entreprise. Nous pouvons ainsi les co-éditer de partout et tout le temps. PS4 Remote Play PC

Net avantage par rapport à un serveur NAS : notre cloud n'est pas inutilement alourdi par 15 versions du document. Et comme nous pouvons éditer le document à plusieurs en même temps, nous n'avons jamais à concaténer trois versions du même document pour en faire un document final.

 

3) Suivre et partager les informations via notre réseau social d'entreprise :

Comme évoqué dans le premier point, le quotidien de consultant correspond à une vie assez nomade dans laquelle on travaille sur plusieurs projets à la fois avec des échéances variées. Il nous faut donc un outil de conversation asynchrone ainsi qu'un espace digital de capitalisation et de partage d'information accessible ATAWAD (Any Time Any Where Any Device).

Nous utilisons pour cela un réseau social d'entreprise accessible en desktop mais aussi via une application mobile. Chaque projet y fait l'objet d'un groupe de discussion et de partage. Dans chacun de ces groupes, nous avons accès aux échéances communes, aux derniers documents, aux checklists des projets…

Nous avons aussi mis en place des groupes dédiés à l'actualité d'Arctus, à la veille sectorielle… Et même un groupe "backstage" pour se partager des bons plans et des recettes de cuisine !

Et ceci est un vrai plus contre l'infobésité ! Nos boîtes mails s'allègent puisque nous n'échangeons quasiment plus de mails en interne !

 

D'autres outils sont utilisés quotidiennement

Le logiciel de conversation instantanée qui nous permet notamment de nous appeler ou de partager nos écrans à distance. Nos blocs-notes partagés en équipe pour prendre des notes ensemble et accéder aux notes prises par un collègue.

 

Des usages discutés et ajustés régulièrement

Côté gouvernance de ces outils, tout est clair : régulièrement, nous faisons un point sur ce qui marche, ce qui doit être ajusté (voire fermé) et définissons des règles communes. Ainsi : on privilégie toujours l'efficacité et l'intelligence collective par des usages qui répondent à nos besoins.

 

Au terme de quelques mois d'utilisation de ces outils, les bonnes expériences de ces modes de collaboration ont fait de moi un promoteur de ces outils. Je serais ravi de vous en parler et de vous faire la démonstration des bénéfices à en tirer quand vous voulez !

Par Thomas Millard

 

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2 réponses à “3 modes de travail collaboratif dont je ne pourrais plus me passer”

  1. […] Ce billet s'inscrit dans le prolongement de celui sur les 3 usages collaboratifs dont je ne pourrais plus me passer. […]




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  2. […] Ce billet s'inscrit dans le prolongement de celui sur les 3 usages collaboratifs dont je ne pourrais plus me passer. […]




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