Tirer parti du travail à distance massif pour travailler autrement et anticiper une deuxième vague

16 juillet 2020


Paroles d'experts

Tirer parti du travail à distance massif pour travailler autrement et anticiper une deuxième vague

Alors que bon nombre de salariés reprennent le chemin des bureaux par vague, par roulement ou sur la base du volontariat, la période que nous venons de traverser va laisser des traces. Notre rapport à l'espace, aux autres et au risque a changé. Nul doute que l'organisation et les pratiques de travail vont devoir évoluer. Quelles leçons tirer de ce télétravail imposé ? Comment identifier et tirer profit des bonnes pratiques qui ont émergé ? Et comment anticiper l'arrivée d'une potentielle deuxième vague ?

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La période de confinement liée à la crise du Covid-19 a bousculé l'organisation et les modalités de travail. Une grande majorité de salariés s'est retrouvée contrainte de travailler à domicile.

 

Il a fallu apprendre à échanger, produire, communiquer, manager… différemment, parfois avec les moyens du bord… et des enfants à gérer. Cette période a poussé les salariés à faire preuve de créativité pour s'adapter à ces nouvelles conditions de travail. L'objectif ? Poursuivre l'activité.

Des situations diverses d'une entreprise à l'autre

Chaque entreprise a vécu et géré cette situation de manière singulière. Dans les organisations les moins avancées dans le travail à distance - en termes d'outils disponibles ou encore de politique de télétravail - certains collaborateurs ont découvert le "télétravail" sur le tas, avec un management plus ou moins présent, des outils plus ou moins adaptés (une bande passante capricieuse, la nécessité de travailler avec son ordinateur personnel, l'absence d'accès au VPN ou encore d'outil collaboratif) et des usages digitaux parfois faibles ou inappropriés lorsque les outils ont été déployés à la hâte, sans formation préalable.

travailler crise réussite

Nous l'avons observé dans les entreprises que nous accompagnons : celles qui avaient initié leur transformation numérique interne s'en sont mieux tirées. Pour exemple, l'un des clients d'Arctus du secteur de l'investissement financier avait commencé, dès 2019, à initier le déploiement d'outils collaboratifs hébergés dans le Cloud et la formation de ses collaborateurs aux usages de ces nouveaux outils. Le passage brutal au travail à distance s'est fait sans encombre et a permis la continuité de leurs activités.

 

Tirer parti du confinement pour travailler autrement

La période d'incertitudes que nous venons de traverser a, par ailleurs, éveillé de nouveaux besoins d'ordre sécuritaire, mais aussi une quête de sens, d'autonomie, de responsabilisation... Impossible pour les dirigeants et managers de passer à côté, mais comment faire pour prendre en considération ces nouvelles attentes ?

Toute fin de projet ou mise en place de programme pilote (le télétravail en est un exemple) s'achève généralement par un retour d'expérience, nécessaire pour mettre en lumière les bonnes pratiques et identifier les axes d'amélioration. La levée du confinement a sonné - en partie - la fin d'une organisation du travail éclatée. Elle constitue donc une opportunité d'identifier les nouveaux modes de travail, de communication et de management qui ont émergé, de déployer et pérenniser ce qui a fonctionné et de corriger certains usages. L'objectif évidemment est de progresser !

1. Auditer l'existant : Quelle était la situation initiale de votre entreprise avant la crise en termes de politique de télétravail ou encore en termes d'outils de communication et de travail disponibles au bureau et à distance … ?

2. Ecouter les collaborateurs : Ont-ils pu poursuivre leurs missions ? Comment ont-ils vécu cette période ? Etaient-ils dans de bonnes conditions pour travailler ? Disposaient-ils des outils nécessaires au bon déroulement de l'activité ? Ont-ils réussi à se saisir de ces outils et en tirer les bons usages ?

Cette phase est probablement la plus importante. Chaque salarié a vécu cette situation de manière propre en fonction de son lieu de confinement, de sa situation familiale, de son équipe, de son manager, de sa charge d'activité, des outils dont il disposait. En première ligne face aux changements brutaux d'organisation, les retours de collaborateurs permettront de mettre en place des actions au plus près des besoins.

3. Identifier les axes prioritaires et co-construire une feuille de route et un plan d'actions. Notre entreprise doit-elle …

  • Revoir le dispositif de communication interne ?
  • Mettre à disposition des outils collaboratifs ?
  • Faire évoluer l'architecture SI ?
  • Sensibiliser les équipes aux nouvelles formes de travail ?
  • Accompagner la ligne managériale dans son rôle de manager à distance ?
  • Former les collaborateurs aux bons usages des outils digitaux ?
  • Structurer et/ou étendre la politique de télétravail ?

4. Déployer et bien sûr, mesurer : comme pour tout projet, il est nécessaire d'identifier des KPI qui permettront de mesurer l'impact des actions et d'ajuster si nécessaire.

Ce retour d'expérience autour de l'évolution des modes de travail ne peut se faire sans un triptyque DSI, DRH et Direction de la Communication, indispensable pour porter ce type de projet !

 

Anticiper les prochaines crises sanitaires

anticiper criseSi ce retour d'expérience a vocation à améliorer l'organisation et les modalités de travail, l'objectif est également d'anticiper une autre crise. Personne évidemment ne souhaite une deuxième vague de Covid-19 mais le risque est bien présent. Les entreprises et leurs salariés vont devoir composer avec ce virus encore quelque temps et rien ne dit que cette crise sera la dernière.

Ce retour d'expérience est donc aussi l'occasion de mettre en place ou revoir son Plan de Continuité d'Activité (PCA) et de se pencher sur d'autres chantiers structurants tel que l'évolution des espaces de travail. Si le télétravail a la cote, il n'est pas pour autant une solution pérenne, cinq jours par semaine. Comme le montre les résultats de l'Observatoire de la Créativité 2020, les temps de partage et d'échange en entreprise restent plébiscités et indispensables au bon fonctionnement d'une entreprise.

Tirer les leçons de cette première vague permettra d'être prêt - du moins, autant que possible - pour les prochaines crises sanitaires. Un indispensable pour rassurer les collaborateurs et renforcer leur engagement, pour gagner en réactivité, en agilité… et donc en productivité !

Vous souhaitez témoigner de votre expérience ou vous faire accompagner dans cette démarche ? L'équipe Arctus est à disposition pour échanger, contactez-nous.

Parole d'expert rédigée par Marie Leroy

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