Covid-19 story – Semaine 2 : assurer la continuité de nos services

31 mars 2020


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Covid-19 story – Semaine 2 : assurer la continuité de nos services

Suite de la rubrique éphémère sur l'organisation de l'équipe Arctus au cours de cette période inédite de confinement. Cette semaine, les habitudes de communication et de coordination de l'équipe se sont stabilisées et nous avons continué à mener des réunions avec nos partenaires, clients et prospects.

Comme si de rien était ? Presque !

Après un week-end bien au calme et au chaud, l'équipe se remet au travail lundi matin. Les habitudes prises lors de la première semaine de confinement se révèlent bonnes et nous poursuivons donc sur notre lancée. Pour échanger des informations et nous coordonner, nous continuons notre point d'équipe quotidien et favorisons nos échanges via notre groupe de discussion instantanée... Cf notre premier billet ici.

Pour rompre la monotonie du confinement, nous partageons aussi des recettes de cuisine, de la musique et des conseils de lecture.

 

Recrudescence des réunions à distance

Même dans ce contexte particulier, nous tenons des rendez-vous de prospection, des réunions de lancement de projet et des comités de pilotage de chantiers en cours. Nous faisons tout notre possible pour que ces moments d'échange soient les plus engageants et bénéfiques possibles pour chacun des participants.

Or, une réunion à distance doit être d'autant plus préparée (si ce n'est plus) qu'une réunion en présentiel. En l'absence (ou presque) de langage corporel, les interactions ne sont pas les mêmes.

Voici les enseignements que nous tirons de cette semaine de "conf-call".

 

En amont de la réunion : bien cadrer l'échange

Covid-19 réunions à distance Checklist

Avant la réunion, il est déterminant de bien définir l'ordre du jour, les différents participants, les enjeux et les modalités d'animation.*

 

 

Check-list des informations à communiquer pour bien préparer une réunion à distance :

  • Quel est le but de l'échange ?
  • Qui sera en charge d'animer la réunion ?
  • Quelles sont les thématiques sur lesquelles nous allons discuter ?
  • Quel sera le support qui aidera à orienter les échanges ? A tout le moins : qui le prépare et quel en sera la trame ?
  • Que doivent préparer les participants en amont de l'échange ?

 

Pendant le rendez-vous : assurer la clarté des échanges

Covid-19 réunions à distance tour de table A distance, il est encore plus utile de faire un tour de table virtuel qu'en présentiel. Pour rendre cette séquence plus dynamique, l'animateur peut proposer un "ice breaker" ("cette réunion sera réussie si...", le conseil de lecture/film en temps de confinement...).

Lors de cette prise de contact, si le débit le permet, les participants peuvent activer leur caméra afin que tout le monde puisse mettre un visage sur les noms des participants. En revanche, pour économiser la bande passante, très sollicitée en ce moment, nous recommandons de couper la vidéo une fois la phase de présentation terminée.

Microsoft Teams permet de flouter son arrière-plan... pratique si vos enfants courent derrière vous !

 

Pour la fluidité de la réunion, il est important que chaque participant accorde un soin particulier à l'articulation de ses idées pour aider l'ensemble des participants à suivre l'enchaînement des idées. Chacun peut ainsi user et abuser des transitions très formelles comme "Maintenant que nous avons vu ABCDEF, je vous propose de poursuivre avec HIJKLM..."

Enfin, pour optimiser les échanges et s'assurer de la compréhension de tout le monde, l'animateur :

  • Peut reformuler ponctuellement les idées les plus importantes,
  • Encourager régulièrement tous les participants à poser des questions et à réagir.

Astuce : si la bande passante est insuffisante pour faire un partage d'écran, le support de réunion peut être partagé en PDF.

Par ailleurs, beaucoup d'outils d'animation de réunion comme Zoom ou Beekast disposent de fonctionnalités de sondage, vote, suggestion d'idées, etc. qui permettent de faciliter l'interactivité et de faire en sorte que tout le monde s'exprime (là encore, ces modalités d'animation s'anticipent et se préparent en amont de la réunion).

Nous y reviendrons dans un prochain billet, restez connectés !

 

Après la réunion : battre le fer tant qu'il est encore chaud !

Covid-19 réunions à distance bilanA la fin de la réunion, il sera bénéfique pour tout le monde que l'animateur dresse le bilan des avancées et des différentes étapes à venir. Et n'oubliez pas de fixer la prochaine réunion tant que tout le monde est encore en ligne !

Après avoir raccroché, l'animateur peut envoyer un compte-rendu ou un relevé de décision pour que chacun puisse garder une trace écrite de l'échange. De même, il peut partager le support de la réunion ainsi que le partage de ressources complémentaires, pour aller plus loin ou pour creuser un point évoqué lors de l'échange.

Astuce : certains outils comme Teams ou Zoom permettent aussi de capter la réunion. Pensez à demander l'avis de tous avant de commencer l'enregistrement. :)

Avez-vous d'autres conseils à partager pour réussir nos réunions à distance ?

 

Les rumeurs de prolongement de la période de confinement se renforcent. Nous continuons alors nos réflexions sur les moyens d'aider nos clients (et prospects) dans la montée en puissance du télétravail.

Nous nous tenons d'ailleurs à votre disposition pour en parler !

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