Espaces de travail, pratiques collaboratives, qui influence qui ?

13 octobre 2020


Retours d'expérience

Espaces de travail, pratiques collaboratives, qui influence qui ?

Vendredi 2 octobre l’AFCI (Association Française de Communication Interne) organisait un webinar pour ses adhérents sur le thème « espaces de travail, pratiques collaboratives, qui influence qui ? ».

Participaient à cette session de travail :

  • Latifa Alosi, Directrice des Ressources Humaines de la STIME, le partenaire informatique privilégié du Groupement Les Mousquetaires
  • Ulysse Dorioz, Directeur de la transformation au sein de la région Ile-de-France
  • Elisabeth Pélegrin-Genel, Architecte DPLG, Urbaniste, Psychologue du travail.

Cette matinale était coanimée par Sophie Palès, déléguée générale de l’AFCI et Isabelle Reyre, Directrice associée d’Arctus.

Pendant 1h30 les échanges ont permis aux invités d’évoquer les raisons qui les ont conduit à déménager, de la façon dont ce changement a été appréhendé et des impacts de la transformation de l’organisation sur le travail sur les femmes et les hommes au travail. Retour sur quelques éléments partagés.

Région Ile-de-France : un déménagement vecteur de réinvention

Pilotée par Valérie Pécresse, la transformation de la Région répond au besoin de réinventer la façon dont sont conçues les politiques publiques. Avec ce déménagement, l’enjeu était de gagner en agilité pour s’adapter toujours mieux au besoin des Franciliens. La vision qui prévaut dans ce projet est celle de créer l’administration de demain en libérant le travail grâce à la transformation des modes de travail et du management.

transformation déménagement bureaux Saint-Ouen

Le déménagement du siège de la Région Ile-De-France à Saint-Ouen a démarré en janvier 2018 pour se terminer 2 ans plus tard.  Aujourd’hui, ce sont 11 sites et la totalité des 2 000 agents qui sont rassemblés sur le nouveau lieu, pour une transformation globale des modes de travail.

De nombreux ateliers sur mesure pour les équipes et les métiers ont permis de coconstruire les règles de vie au travail, et plus largement d’accompagner l’élaboration participative d’une nouvelle organisation du travail induite par l’open-space, le flex-office, et le télétravail.

Un autre facteur de transformation a été induit par le passage en open-space intégral de tous les agents, quel que soit leur niveau hiérarchique. Parce que les postes et les équipements sont les mêmes pour tous, les rapports hiérarchiques ont changé profondément.

transformation déménagement salle pause

Le dernier ingrédient majeur à la transformation des modes de travail s’est matérialisé par la mise à disposition de nouveaux types d’espace : espaces de convivialité, espaces « cocon », espaces individuels fermés, salles connectées de toutes tailles, fab-labs équipés d’écrans tactiles…Cette variété de lieux a créé de la liberté de circulation et permet aux agents, en fonction des besoins, envies et humeurs de s’installer là où ils le souhaitent.

Au bout de 4 ans, les constats sont nombreux. L’agilité est adoptée puisque 100% des agents travaillent en open-space, 40% des agents travaillent en flex-office et 80% des agents télétravaillent au moins 1 jour par semaine. La culture centrée sur l’usager se développe.  Elle est à l’origine d’initiatives créatives inédites.

Grâce à cette transformation culturelle et face à la crise, les équipes ont réagi avec un engagement sans faille. Les grèves RATP de décembre avaient préparé la région, les équipes avaient déjà démontré la capacité des agents à assurer la continuité de l’action publique. La crise sanitaire offre à la Région Ile-de-France l’opportunité d’écrire l’Acte 2 de la transformation.

Déménager à la STIME : un projet collectif de transformation avant tout

À la STIME, le projet s’est inscrit dès son lancement comme l’un des chantier clé du plan de transformation initié en avril 2018. Il a concerné pendant un an les quelques 1300 collaborateurs et prestataires de la STIME. L’enjeu au départ était de transformer les modes de travail en proposant un modèle moins hiérarchique, davantage basé sur la collaboration, encourageant le décloisonnement et les échanges. L’emménagement dans de nouveaux espaces de travail a été pensé pour offrir un environnement adapté à cette évolution des façons de travailler, permettant de passer d’un environnement offrant principalement des bureaux fermés avec un stockage important de papier à des open-spaces pour tous avec 1 mètre linéaire de rangement par collaborateur.

transformation déménagement équipe

Il ne s’agissait donc pas d’un projet de déménagement confié aux experts des Services Généraux mais d’une réflexion collective sur les façons de travailler et donc d’habiter les espaces de travail qui se concrétisait à travers des aménagements et une organisation appropriée.

Avec le recul, l’une des clés de la réussite a été la cohérence entre l’enjeu du projet et la manière dont il a été abordé avec notamment une part belle faite à la co-construction avec un temps significatif accordé à l’animation du collectif de travail. Cette animation a été essentielle tant dans son contenu que dans sa scénarisation. Après avoir fait et raconté l’histoire ensemble, les équipes ont bien sûr pu célébrer les résultats.

La communication interne a joué un rôle clé dans l’accompagnement du projet afin de rassurer les collaborateurs et valoriser les avantages de ce nouvel environnement de travail. La communication a ainsi constitué un appui essentiel pour :

  • rythmer les phases du projet avec le lancement d’une newsletter d’entreprise,
  • nourrir le dialogue au travers de l’animation des murs de questions, ou de journées d’information et d’échange,
  • permettre aux collaborateurs de se projeter positivement au travers de workshops ou de learning expeditions.

Elle continue aujourd’hui d’animer la vie sur le site.

Finalement avec les ralentissements générés par la crise sanitaire, la diffusion d’un livre numérique sur les nouveaux espaces de travail viendra juste à point pour fêter les 1 an de l’emménagement. L’agilité une fois encore montre ses atouts !

Nouveaux lieux de vie professionnels : savoir s’adapter en permanence

Pour Elisabeth Pélegrin Genel ces témoignages sont la preuve que management et aménagement sont liés. Elle note dans les deux exemples beaucoup de similitudes, avec un panorama des tendances actuelles illustré notamment avec un open-space gagnant, l’aplatissement de la hiérarchie, et l’augmentation du télétravail, encore accru avec la crise sanitaire. L’experte rappelle l’importance de la communication interne et de l’accompagnement des équipes. Elle insiste enfin sur l’importance de ne pas tout figer, de conserver des marges de manœuvre et d’adaptation aux usages qui sont en évolution permanente.

transformation déménagement collectif

L’impact de la crise sanitaire sur les espaces de travail génère un changement de nos représentations, notamment sur la concentration, le travail individuel et le travail collectif. Pour notre experte, cette crise génère la redécouverte du lieu de travail et incite à y retrouver les qualités dont il est porteur. Il permet la redécouverte du lien avec les autres, des échanges et de l’entraide non formalisée.

La crise sanitaire est un accélérateur de tendances déjà à l’œuvre

Demain on reviendra au bureau pour de bonnes raisons et pour y faire des choses qui restent impossible à distance et en l’absence de contact. En attendant il faut apprendre à gérer le paradoxe d’une entreprise qui se veut un lieu de vie et de travail avec des dispositifs sanitaires sans contact.

Il y a bien sûr des effets de modes. Le flex-office existait dans les années 70 chez IBM, puis il a disparu. Il est revenu dans les années 95 chez Accenture, a plus ou moins disparu ensuite pour revenir en force dans les années 2015. Faire des économies de mètres carrés reste une constante en agissant de plus en plus sur le taux d’occupation et donc en promouvant le flex-office.

Bien répondre aux besoins et au travail réel c’est toute la question de l’échelle d’intervention : un flex-office au niveau d’une équipe de 12 personnes sur un territoire identifié fonctionnera certainement mieux qu’un flex-office indifférencié pour 500 ou 1000 collaborateurs.

On le voit, la communication interne est naturellement essentielle pour permettre aux équipes de rester en lien et d’apprendre ensemble les nouvelles règles de partage et d’échange induites par des solutions de travail dans des lieux mixtes.

transformation déménagement créativité

Le management doit lui aussi s’adapter à ces nouvelles conditions et faire preuve d’exemplarité en partageant les mêmes lieux de vie et en apprenant à utiliser les nouveaux outils et espaces au service du collectif. La créativité est fortement sollicitée pour permettre d’inventer des nouvelles modalités en maintenant une qualité d’échange.

Ces projets sont des réussites car ils ont su embarquer toutes les équipes à bord et leur donner la souplesse d’expression et l’agilité nécessaire pour s’engager et s’exprimer en confiance. La force du collectif ne se dément pas. On s’adapte d’autant mieux à un environnement qu’on a contribué à le penser.

Découvrez également notre analyse sur le lieu de travail en tant que facteur de créativité, tirée d’interviews de professionnels, à lire dans Lost in Creativity, notre site dédié à la créativité en entreprise, ainsi que les résultats de l’Observatoire de la Créativité 2020.

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