Des bonnes résolutions de la rentrée pour les animateurs de communauté

30 août 2016


Paroles d'experts

Des bonnes résolutions de la rentrée pour les animateurs de communauté

C’est la rentrée ! Pour les écoliers et les vacanciers ! Sur les réseaux sociaux d’entreprise aussi, dans les communautés, les collaborateurs qui avaient déserté les espaces collaboratifs à l’heure des congés, reviennent se connecter… Alors, bien reposé et pétri de bonnes intentions pour reprendre l’animation de sa communauté, quelles sont les bonnes résolutions à adopter pour la rentrée ? Quelques conseils simples à destination des animateurs de communauté…

Faire du vide dans les placards

Faire table rase pour repartir sur une base saine est souvent un réflexe de rentrée : faire du tri dans les placards pour éventuellement identifier ce qui va ou ne va plus, en profiter pour recycler, faire de la place ou tout simplement ranger... Si l’été n’a pas été propice au grand nettoyage annuel de la communauté, la rentrée c’est le moment ou jamais !

Un fond documentaire propre et bien organisée est un des facteurs clés de succès d’une communauté, car les membres y trouveront plus facilement l’information recherchée et ne manqueront donc pas d’y revenir !

checkboxTO DO LIST :

  • Rationnaliser la bibliothèque de documents : supprimer ou archiver des contenus qui ne sont plus nécessaires, organiser les répertoires, …
  • Mettre à jour les contenus qui le nécessitent,
  • Faire le tri/optimiser les mots clés pour améliorer l’indexation des contenus,
  • Communiquer auprès des membres sur les actions de nettoyage réalisées et les nouvelles règles de vie éventuelles à adopter (nommage des fichiers, classement, …)

Capitaliser sur les histoires de vacances

La rentrée est souvent synonyme de fin pour les histoires de vacances. Les bagages sont pliés, les souvenirs en tête et restent seulement quelques photos pour revivre à posteriori ces doux moments de vie… Et si, plutôt que de ranger tout au placard pour s’abandonner à la grisaille, la communauté prolongeait un petit peu la douceur des congés. Pourquoi ne pas perpétuer l’ambiance des vacances dans sa communauté ? Pour faire revenir et contribuer ses membres en leur permettant de partager leurs bons moments ou de participer à une petite animation ludique. En partant du plaisir de se retrouver, il n’y a qu’un pas pour bien travailler ensemble.

 checkboxTO DO LIST :

  • Proposer un jeu concours sur la communauté. Par exemple : « votre plus belle photo de vacances », « la meilleure recette de vos vacances », « selfie et lunettes de soleil », …
  •  Faire gagner des goodies qui rappellent les vacances (tongs, casquettes, ballon gonflable, …) aux couleurs de la communauté.

Rebondir sur les actualités de rentrée

La rentrée dans les entreprises est souvent une période chargée en actualités : lancement de produit, campagne promotionnelle, périodes budgétaires, lancement de nouveaux projets, … Comme la presse a ses marronniers de rentrée (politique, scolaire, …), certains de ces sujets sont incontournables pour les membres de votre communauté. Gage d’attractivité, le fait de coller à l’actualité n’est peut-être pas chose aisée si votre communauté de nature extra-professionnelle rassemble des sportifs ? Qu’à cela ne tienne : faites le lien entre les actualités et les centres d’intérêts de vos membres. Ainsi, usez de la métaphore et proposez une analyse sportive des derniers résultats commerciaux, ou encore mettez à l’honneur vos membres qui participent à ces grandes actualités de la rentrée en valorisant les compétences sportives qu’ils mettent aussi en œuvre dans leurs activité (endurance, concentration, …).

checkboxTO DO LIST :

  • Identifier les sujets « chauds » de la rentrée de votre organisation,
  • Regarder sous quel angle ces actualités peuvent être abordées pour faire le lien avec les thématiques que vous traitez dans la communauté,
  • N’hésitez pas à sortir des sentiers battus et proposer une lecture décalée de l’actualité.

Relancer la dynamique sur les bons rails

Comme la réunion de rentrée scolaire annonce les objectifs de l’année et met tout le monde sur la ligne de départ, la reprise est une bonne occasion pour faire le point sur les finalités visées par sa communauté. Sont-elles toujours d’actualité ? Quelles sont les priorités éventuellement nouvelles en lien avec l’actualité du métier ou de l’entreprise ? Est-ce que les attentes des membres sont bien satisfaites ? Pour finir l’année en beauté dans un dernier trimestre souvent bien chargé, la rentrée est un moment clé pour vérifier la bonne adéquation des moyens et des ressources par rapport aux buts recherchés.

checkboxTO DO LIST :

  • Prendre rendez-vous avec son sponsor pour valider les priorités,
  • Organiser un COPIL pour faire le point sur les prochains jalons de sa feuille de route,
  • Rassembler ses contributeurs clés pour planifier les prochaines publications,
  • Si besoin, prévoir un sondage auprès de ses utilisateurs ou une réunion de groupe miroir pour échanger sur les attentes par rapport à la communauté.

Remettre en place des rituels

A la rentrée, à l’instar des familles qui inscrivent leur progéniture aux différentes activités extra-scolaires, il est temps de programmer un certain nombre de rendez-vous pour sa communauté. D’abord, parce que c’est un bon moyen de réveiller une communauté virtuelle après de longues semaines de congés, en proposant des rencontres IRL ! Les membres ravis de se revoir après les vacances reprendront plus facilement contact dans l’espace virtuel ! Ensuite, la programmation de ces rendez-vous va permettre de rythmer les prochains mois sur la communauté sur laquelle l’animateur pourra communiquer en amont et en aval. Alors, à vos agendas !

checkboxTO DO LIST :

  • Mettre à jour l’agenda de la communauté,
  • Planifier les événements à venir avec les membres concernés,
  • Annoncer les prochains « save-the-date » incontournables par le biais d’une actu.

(Re)prendre de bonnes habitudes

La rentrée, c’est aussi l’occasion des bonnes résolutions et notamment celle d’arrêter la procrastination ou encore d’anticiper davantage afin de mieux gérer son temps et éviter le stress. De bonnes résolutions qui sont essentielles lorsque l’on gère, en plus de son activité quotidienne (comme 81%* des community manager internes), une communauté en ligne !

Se réserver un peu de temps chaque semaine (voire chaque jour sur de courtes périodes) pour organiser ses actions d’animation : relecture des contributions à publier, réponses aux membres de la communauté sur le forum ou le microblog, programmation éditoriale, rédaction d’un billet, gestion des membres, mise en avant de la dernière actualité, suivi des indicateurs de consultation sur la communauté… Autant d’activités qui ont une temporalité différente et qui font appel à des zones du cerveau diverses. Autrement dit, pas question de tout faire le vendredi soir juste avant de plier bagage pour le week-end !

checkboxTO DO LIST :

  • Prévoir 10 minutes tous les matins pour jeter un coup d’œil à ses notifications et répondre éventuellement aux sollicitations de la veille sur la communauté,
  • Privilégier les matinées à la fraiche pour produire du contenu (l’esprit est plus reposé, plus propice à la rédaction),
  • Caler les réunions de planification éditoriale une fois par semaine sur un créneau de 30 min maximum pour faire le tour des sujets avec ses contributeurs,
  • Réserver un créneau d’une heure tous les mois pour traiter ses indicateurs de consultation.

Et bien sûr, n’hésitez pas à abuser de la fonction « to-do list » de votre RSE pour lister et partager avec votre équipe de contributeurs, toutes ces tâches à réaliser !

Bonne rentrée à tous !

* Chiffres de l’Observatoire e-transformation et intranet 2016 dont les résultats sont à découvrir prochainement sur notre site !

 

 Par Gaëlle Roudaut    twitter-image

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