Digital Working : « penser usages » plutôt que « penser outils »

23 septembre 2020


Paroles d'experts

Digital Working : « penser usages » plutôt que « penser outils »

Dans le cadre de chantier de digital working, le choix de déployer un outil collaboratif plutôt qu’un autre ne se décrète pas : il convient de sortir d’une logique outils pour adopter une logique centrée sur les usages digitaux. Seul un véritable travail d’audit de l’existant et d’écoute des utilisateurs permet de déployer une palette de solution efficaces et cohérents.

Pour favoriser les conversations instantanées, faut-il adopter Teams, Slack ou Google Meet ?

Afin de mettre en place un intranet collaboratif, faut-il se diriger plutôt vers Powell 365, vers Unily, vers Jamespot ou vers Jalios ?

Pour améliorer la gestion documentaire : que faut-il privilégier ? Microsoft Office 365 (Drive et SharePoint), les drives de Google ou Dropbox ?

Concernant les réseaux sociaux d’entreprise, êtes-vous plutôt Workplace by Facebook ou Yammer ?

Mon concurrent a acheté des licences Trello pour coordonner ses activités, dois-je faire de même ?

Un partenaire m’a dit qu’il travaillait avec Klaxoon avec ses équipes, cela veut-il dire que c’est un bon outil ?

Chez Arctus, nous avons bien entendu une connaissance et une expérience de l’usage de ces outils mais nous avons surtout à cœur de répondre à ces questions avec méthode, sans parti-pris ni apriori.

En effet, chaque outil a des spécificités, des fonctionnalités qui lui sont propres, une ergonomie plus ou moins intuitive, des interconnexions possibles avec d’autres outils… Et le contexte de l’organisation influe beaucoup sur le choix de l’outil : la taille de l’entreprise, la maturité digitale de l’organisation, les usages existants, les outils déjà déployés, les équipements à disposition des collaborateurs… Autant de paramètres à prendre en compte dans les projets de digital interne.

Bref, selon nous : il n’y a pas de réponse unique, ferme et définitive à ces questions qui serait la même pour toutes les organisation.

Sortir de la logique outils et penser usages digitaux

digital working audit

Notre expérience client montre bien que même au cœur d’un même secteur, deux entreprises ont rarement le même dispositif de digital working. C’est pourquoi, nous démarrons nos missions par un audit de l’existant. Il nous faut comprendre le dispositif digital de l’entreprise et identifier les usages existants : naviguer dans la galaxie des outils utilisés par l’entreprise, consulter les statistiques d’utilisation pour en percevoir l’adhésion par les utilisateurs, identifier les contenus et fonctionnalités qui « fonctionnent » et ceux qui sont laissés à l’abandon…

digital working phase d'écoute

Cette étape d’audit de l’existant nous permet de préparer la phase d’écoute des utilisateurs. En effet, nous continuons souvent nos missions en menant une enquête quantitative, et en animant des ateliers de travail avec des utilisateurs. Le but de cette étape est de bien cerner les usages, les frustrations mais aussi les besoins et les envies des équipes. C’est aussi le moment d’évaluer la maturité digitale de l’entreprise et de repérer les éventuelles initiatives prises par les collaborateurs en shadow IT (= initiatives prises sans validation de la DSI). Cette phase s’accompagne toujours d’entretiens qualitatifs auprès des dirigeants et top-managers afin de mieux comprendre la culture d’entreprise et leur vision du projet. La refonte ou le déploiement d’un dispositif de digital interne ne peut s’opérer sans une vraie transformation des modes de travail et sans sponsor pour porter le projet et donner une vision !

NB : La phase d’écoute est aussi l’occasion d’amorcer la conduite du changement en mesurant les moyens mis en place pour le déploiement des outils actuels.

digital working accompagnement

Une fois ces travaux menés : les besoins des utilisateurs, la maturité digitale de l’organisation et le dispositif existant sont clarifiés. Nous avons ainsi une bonne vision de la culture d’entreprise et des usages digitaux à développer au sein de l’organisation. Une fois la vison des usages digitaux étable, le choix des bons outils pour votre digital working est plus facile !

Covid-19 : Travailler autrement après la crise

Cette question des usages et des outils digitaux est encore plus d’actualité avec l’explosion du télétravail due à la crise sanitaire.

Que diriez-vous de tirer le maximum d’enseignements de la période de confinement et télétravail « forcé » que votre organisation vient de traverser ?

Notre offre sur ce sujet.

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