REX : Accompagnement du projet de nouvel intranet collaboratif et social du Groupe Sham

21 février 2017


Retours d'expérience

REX : Accompagnement du projet de nouvel intranet collaboratif et social du Groupe Sham

Riche de l’expertise de ses 900 collaborateurs, le Groupe Sham développe ses activités en France et en Europe (Espagne, Italie) et se positionne comme le partenaire de référence des acteurs de la santé, du social et du monde territorial. Le Groupe accompagne ses clients avec une large gamme de solutions d’assurance et de services en management des risques délivrée par ses 3 entités expertes : Sham (acteurs la santé), Sofaxis (acteurs territoriaux) et Neeria (conseils et services).

Véronique Gimel-Fonzes, directrice de la Communication du Groupe Sham, revient avec nous sur le projet Agora, et l’intervention d’Arctus.

 

Dans quel contexte s’ancre votre projet de transformation digitale interne ?

Pour accompagner sa dynamique de développement, le Groupe Sham a souhaité créer un intranet collaboratif et social, vecteur de transversalité et d’échanges entre ses entités. En effet, le volet humain est un des axes du projet stratégique du Groupe, auquel le projet de nouvel intranet concourt directement. Mieux travailler ensemble, développer des complémentarités entre les sites, les cultures d’entreprises, les langues, rapprocher les expertises…autant d’objectifs au service de l’ambition du Groupe.

 

Quelles ont été les étapes charnières de ce projet ?

En avril 2015, le Groupe Sham réalise une phase d’écoute pour recueillir les besoins d’un panel de salariés. La vision du projet est partagée avec la direction générale mais également avec l’ensemble du management. Les collaborateurs sont associés à la co-construction du dispositif : communautés pilotes, choix du nom de la plateforme….

En septembre 2016, Agora, le nouvel intranet collaboratif et social du Groupe, est lancé.

agora logo

Tout au long du processus, la communication et la conduite du changement ont été primordiales auprès de toutes les cibles (direction, management, collaborateurs) pour assurer l’appropriation du dispositif et le faire vivre dans la durée.

 

Quel rôle a joué Arctus dans ce projet ?

Arctus est intervenu à chaque étape du projet pour nous apporter son expertise des projets d’intranet collaboratif et sa connaissance de la solution, pour piloter le projet et coordonner nos échanges avec l’intégrateur de la solution. Arctus nous a apporté le recul nécessaire lié à la mise en œuvre de ce type de dispositif, avec des enjeux qui ne sont pas uniquement technologiques, mais aussi humains.

 

Quels sont les résultats attendus/perçus du projet ?

L’intranet Agora marque un tournant dans la manière de communiquer au sein du Groupe. La plateforme nous permet de progresser dans la connaissance mutuelle et de faire en sorte que chaque collaborateur ne se sente plus seulement appartenir à son entité, mais s’ouvre sur le Groupe. Nous changeons ainsi de dimension collectivement et chacun grandit dans son périmètre. Nous espérons également qu’Agora portera ses fruits au niveau opérationnel : en partageant les expertises, en facilitant la co-construction et le travail ensemble, en favorisant la traçabilité des échanges, sans l’usage systématique du mail.

 

Quelles sont les prochaines étapes à venir ?

  • Le cadencement d’animations régulières auprès de toutes nos cibles pour accompagner le changement ;
  • La structuration de notre volet documentaire, car là, le projet n’est pas fini ;
  • Le déploiement des communautés qu’il faut encourager et accompagner.

 

Si vous aviez un conseil à donner pour les personnes souhaitant mener un tel type de projet, lequel serait-il ?

Faire en sorte que le projet soit soutenu sinon porté par la direction générale, car cela va bien au-delà d’un projet d’intranet et de modernisation des moyens de communication. C’est un projet qui embarque toute l’entreprise, sa culture, qui va faire bouger les codes et les façons de travailler. Partager cette vision avec la DG est nécessaire pour se donner les moyens de réaliser le projet.

Ensuite, former un trinôme efficace DRH/DSI/Dircom pour prendre en compte de façon équivalente toutes les dimensions du projet.

Et puis, ne pas sous-estimer le temps à consacrer au pilotage du projet.

Egalement, ne pas se tromper de partenaire intégrateur pour la mise en œuvre de la solution, ce qui est déterminant aussi dans la capacité à se projeter dans l’outil

Et surtout et enfin, prendre le temps : même si on a des jalons et l’impression que ça n’avance pas assez vite, il ne faut pas griller les étapes !

 

Merci à Véronique pour ce retour d’expérience. Pour continuer les échanges, rejoignez-nous sur les réseaux sociaux :
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