Soléa avance dans sa transformation digitale

8 janvier 2020


Retours d'expérience

Soléa avance dans sa transformation digitale

La transformation digitale de Soléa, exploitant des transports publics de l’agglomération mulhousienne, avance bien !

En 2019, la Communication interne a lancé l'Intranet My Soléa pour aider les collaborateurs dans leur quotidien. L’enjeu résidait dans le fait d’informer l’ensemble de l’entreprise alors même que les divers métiers fonctionnent sur des rythmes et plages horaires différents, notamment entre les bureaux, les ateliers ainsi que les conducteurs et conductrices de bus, trams et tram-trains.

 

La transformation digitale de Soléa : de la phase d'écoute...

En 2017, Soléa s'est lancée dans une démarche de modernisation de sa communication interne avec le souhait d'optimiser la circulation de l'information au sein de l'entreprise. Soléa a alors mandaté Arctus pour conduire une étude sur la maturité digitale de l'entreprise. L'équipe Arctus a ainsi mené des entretiens et une enquête quantitative en ligne pour ensuite proposer un plan de transformation digitale interne.

Arctus a présenté une feuille de route à la Communication interne et la Direction des Systèmes d'Information, principaux sponsors de la transformation digitale de l'entreprise. Le déploiement des usages collaboratifs et la mise en place d'un Intranet faisaient partie des principaux chantiers.

 

... au projet d'entreprise

transformation numérique train soléaLa transformation digitale s'est alors imposée comme une des priorités de l'entreprise.

Les équipes de Soléa ont rapidement déployé les premiers outils collaboratifs : messagerie instantanée, espaces de travail partagés et réseau social interne. A chaque fois, des groupes d'ambassadeurs volontaires ont pré-testé les outils dans le contexte de l'entreprise, le but étant toujours de simplifier et fluidifier le quotidien des collaborateurs.

Quelques mois après le début du déploiement des outils collaboratifs, l'équipe projet a organisé un séminaire des managers sur le sujet . Pendant une journée, le Directeur général et les managers de différentes équipes ont discuté des usages collaboratifs (bénéfices utilisateur, plan de formation...).

Tout au long de cette phase, Arctus a accompagné Soléa selon diverses modalités ; par exemple :

  • Un consultant Arctus est intervenu lors du séminaire des managers de Soléa dédié à la transformation digitale de l'entreprise,
  • L'équipe Arctus a animé des ateliers pour former les "ambassadeurs du collaboratif" et réfléchir avec eux aux usages concrets de ces outils chez Soléa.
  • Arctus a contribué à la définition et à la rédaction de la charte de gouvernance et de supports de formation aux outils

 

Lancement de l'Intranet My Soléa

Aprètransformation numerique bus soléas avoir déployé les outils collaboratifs, Soléa s'est atelée au déploiement d'un Intranet Info-Com.

Des ateliers ont été organisés pour construire l'architecture cible, définir le design du futur portail, puis affiner l'Intranet My Soléa. Grâce au travail de notre partenaire Coléa, ce dernier était prêt en quelques semaines.

Coléa a également formé quelques contributeurs qui ont pu intégrer un socle de contenu avant le lancement du portail auprès de tous les collaborateurs de l'entreprise.

Le Directeur Général de Soléa a annoncé le lancement de l'Intranet, la Communication interne et la Direction des Systèmes d'Information ont programmé plusieurs ateliers de prise en main et adressé des communications aux collaborateurs de Soléa pour réussir le lancement de l'Intranet.

Comme pour tout lancement d'Intranet, le chemin ne s'arrête pas là. Pour inscrire l'Intranet dans les habitudes de l'entreprise, la Communication interne est à pied d'œuvre pour former de nouveaux contributeurs et enrichir les services proposés.

 

Les bonnes pratiques à retenir pour réussir des chantiers digitaux en interne

- En amont, une étude des besoins auprès des utilisateurs finaux

- Une feuille de route clairement tracée pour étaler les étapes de transformation dans le temps

- Une approche test & learn :

  • Des ambassadeurs volontaires pour tester les outils
  • Des ateliers pour discuter des usages

- Un sponsorship du projet clair :

  • Un projet porté par la la Communication Interne et la Direction Systèmes d'Information
  • La Direction Générale soutient et pousse activement la démarche en prenant la parole et étant présente sur les outils

- Un séminaire réunissant les managers pour faire un point d'étape sur le projet de transformation numérique de l'entreprise

- Une gouvernance des outils en amélioration continue

- Une politique de formation et un support à l'utilisation des outils

 

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