Régisseur webinar, une nouvelle compétence digitale ?

18 novembre 2020


Paroles d'experts

Régisseur webinar, une nouvelle compétence digitale ?

Avec le déploiement du télétravail, dynamisé par la crise sanitaire, le format « webinar » se démocratise dans les entreprises à vitesse grand « W », signant l’émergence d’une nouvelle compétence digitale. Si le marché des plateformes permettant la diffusion et l’animation de webinar arrive à maturité, leur organisation ne s’improvise pas pour autant. Les organisations doivent s’assurer que les compétences nécessaires à la bonne production de webinars internes soient prises en charges. Chez Arctus, notre équipe de consultants est amenée régulièrement à participer ou à animer des événements en ligne. Nous vous proposons donc de détailler les compétences clés à détenir pour assurer le succès de vos webinars.

Les webinars se démocratisent en entreprise

Auparavant davantage dédiés aux événement externes, les webinars se multiplient dans toutes les organisations. Et à raison ! En effet, ce format de communication a toute sa place dans le mix des canaux internes : prises de parole managériale, présentation de projet, colloque d’experts, session de formation, etc. les usages d’un webinar peuvent être nombreux !

webinar compétence digitale
Quiconque utilise une nouvelle plateforme de diffusion de webinar peut être un peu perdu : contrôle des micros (actifs ou éteints) / gestion des éléments projetés (qui peuvent être différents pour les participants et les intervenants), flux des questions réponses / coup d’œil sur la connexion internet et la bande passante / passage de parole aux « mains » qui se lèvent / etc.

Comme souvent, la facilité d’accès et d’utilisation des outils digitaux poussent à la démocratisation des usages. Les services de communication n’ont pas l’exclusivité de l’organisation de tous les webinars produits dans l’entreprise. Il n’est pas rare qu’une direction métier souhaite produire et diffuser un webinar pour une audience bien spécifique. A partir de là, comment garantir que ces événements soient professionnels, attractifs et porteurs de la valeur souhaitée ? En veillant au déploiement des compétences adaptées !

De multiples compétences pour assurer le succès de votre webinar

L’organisation, la diffusion et l’animation d’un webinar empruntent des compétences à de multiples domaines : communication événementielle, community management, et… régie vidéo ! Aucun de ces domaines ne doit être laissé de côté. Voici une petite liste (non exhaustive) des compétences à acquérir et des étapes à franchir si vous souhaitez organiser un webinar performant.

  • Compétence en gestion de projet
    • Définir avec clarté et pertinence les objectifs du webinar
    • Gérer le projet de bout en bout (génération des liens de connexion, envoi des invitations, etc.)
    • S’assurer de la bonne communication de l’événement auprès des différentes cibles
    • Briefer et former les intervenants aux bonnes pratiques du webinar
    • Capitaliser sur le webinar dans la durée  : mettre à disposition le replay et le faire savoir, continuer les interactions a posteriori (via un chat ou une messagerie), diffuser une enquête de satisfaction, etc.
  • Compétences techniques
    • Maîtriser les plateformes et outils spécifiques à l’animation d’événements en ligne (administration, configuration, etc.) et participer éventuellement à leur sélection
    • Assurer la gestion des permissions et différents rôles (administrateur, présentateur, participants actif ou passifs, etc.)
    • Assurer la conduite technique pendant toute la durée de l’événement
    • Guider les participants qui rencontreraient des difficultés de connexion
    • Être en mesure de générer et d’analyser les données liées à l’événement (nombre de participants, taux d’engagement, taux de satisfaction, etc.)
  • Compétences éditoriales
    • Produire le conducteur du webinar
    • S’assurer que les contenus présentés sont de qualité et répondent aux objectifs du webinar
    • Préparation des intervenants en amont pour identifier les thématiques (le cas échéant)
    • Participer à la production des contenus (slides, infographies, vidéo, etc.) et au minimum à leur revue
  • Compétences d’animation
    • Favoriser de bonnes conditions d’accueil des intervenants & participants
    • Participer à l’animation du webinar (introduction, passage de parole, etc.)
    • Animer l’espace « Questions / Réponse » (collecte, réponse) et les intégrer tout au long du webinar (ou à la fin lors d’un temps dédiée)
    • Veiller au respect du temps de chaque séquence

En définitive, ces compétences font appel à des ressources déployées à la fois dans l’évènementiel, le spectacle et même le monde du film. Nul doute que ces expertises vont se sophistiquer à mesure que les outils progressent et que les utilisateurs élèvent leur niveau d’attente. Un domaine qui a de beaux jours devant lui !

Inscrivez-vos au webinar à venir : « Level up employee experience in the energy industry with an intranet » organisé par Unily, nous vous partagerons notre expérience d’accompagnement de TechnipFMC dans le déploiement de leur Intranet (18 novembre à 17h).

Retrouvez plus de conseils sur l’organisation de réunion à distance dans notre parole d’expert !

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