26 novembre 2025
À l’heure où les organisations repensent en profondeur leurs modes de travail et de collaboration, l’intranet occupe une place stratégique. Longtemps perçu comme un simple outil de communication interne, il est devenu un véritable levier opérationnel, capable de fluidifier les échanges, d’améliorer l’efficacité au quotidien, de renforcer la capitalisation des savoirs et de contribuer à l’attractivité de l’entreprise.
Lorsqu’il est bien conçu, un intranet offre une navigation intuitive, une information claire et personnalisée, il s’appuie sur une gouvernance solide et bénéficie d’un dispositif d’accompagnement qui facilite l’adoption. Pour parvenir à implémenter un intranet efficace, il ne suffit pas de choisir une technologie performante : il faut une méthodologie structurée, une vision claire et l’implication des équipes.
Un intranet touche 100 % des collaborateurs connectés. Sa refonte est donc un projet critique, qui nécessite coordination, écoute, rigueur… et une approche en plusieurs étapes. Alors, comment créer un intranet qui fonctionne vraiment ?
La réponse tient dans un enchaînement logique : cadrage stratégique, écoute détaillée, définition précise des besoins, puis mise en œuvre structurée et accompagnée.
Explorons les 4 étapes clés qui garantissent le succès des projets de refonte d’intranet.
Avant de poursuivre votre lecture, abonnez-vous à la newsletter mensuelle Arctus pour recevoir chaque mois le meilleur de nos actus, analyses et tendances sur l’intranet, l’expérience collaborateur, l’IA générative… et bien plus encore !
Tout projet intranet commence par une question simple : quelle place souhaite-t-on donner au futur intranet dans l’écosystème digital de l’entreprise ?
L’intranet peut s’abord s’inscrire dans une Digital Workplace plus large, composée d’outils collaboratifs, de portails métiers, de bases documentaires ou encore de solutions RH. Comprendre ces interactions permet d’identifier les complémentarités à valoriser, les chevauchements éventuels et les usages que l’intranet devra soutenir ou simplifier.
Il est tout aussi essentiel d’évaluer les contraintes techniques dans lesquelles l’intranet devra évoluer : architecture, sécurité, gestion des identités et des accès, multilinguisme, infrastructure multi-pays…
Prendre en compte ces deux dimensions — l’écosystème fonctionnel et le cadre technique — offre une vision claire du terrain sur lequel le futur intranet devra s’appuyer.
À cette analyse du contexte technique s’ajoute une écoute stratégique de l’entreprise : les échanges avec les dirigeants sont essentiels pour comprendre les priorités business, les enjeux de transformation interne, la culture d’entreprise et les attentes en termes de communication et d’efficacité opérationnelle. Un intranet réussi trouve en effet ses fondations dans le plan stratégique et accompagne sa réalisation.
Cette phase de cadrage permet également de définir plusieurs scénarios possibles, plus ou moins ambitieux, plus ou moins personnalisés, et, lorsque c’est pertinent, d’esquisser une première estimation budgétaire, intégrant à la fois les investissements (CAPEX) et les coûts récurrents (OPEX). À partir de là, l’entreprise peut décider d’un Go/No Go éclairé, en ayant une vision claire des objectifs et des ressources à mobiliser.
Une fois les premières orientations posées, le projet entre dans une phase d’écoute approfondie. C’est sans doute l’étape la plus structurante, car elle permet de comprendre les besoins réels des collaborateurs, au-delà des intuitions ou des idées préconçues.
On commence par analyser le dispositif existant à travers ses dimensions clés :
Cette cartographie détaillée permet de connaître précisément les forces et les faiblesses de l’intranet existant :
Après cette analyse, l’implication des collaborateurs devient essentielle. Entretiens individuels, ateliers collectifs et sondages en ligne offrent chacun un éclairage complémentaire. Les entretiens individuels, souvent menés auprès de managers, permettent de mieux comprendre le positionnement attendu de l’intranet et les besoins spécifiques de leurs équipes. Les ateliers font émerger les attentes opérationnelles et les cas d’usage concrets, tandis que les enquêtes en ligne donnent une vision large et quantifiée des besoins à l’échelle de l’organisation.
Pour compléter la démarche, un benchmark des solutions du marché et des retours d’expérience d’autres organisations permet de se nourrir des bonnes pratiques, d’éviter les erreurs déjà rencontrées et de mieux anticiper les limites ou les atouts des technologies envisagées. Le projet commence alors à se dessiner avec plus de précision : les attentes, les besoins, les contraintes et les points de vigilance sont désormais clairs.
À ce stade, il est possible de formaliser précisément ce que devra être le futur intranet. On entre alors dans une phase plus technique et structurée : celle des spécifications fonctionnelles et techniques.
Ces éléments permettent ensuite de construire une feuille de route claire : étapes du projet, jalons, ressources nécessaires, modalités d’accompagnement, planning de déploiement.
On affine également la projection des CAPEX et OPEX, ce qui permet aux directions de valider les investissements.
Enfin, un cahier des charges complet (RFP : Request For Proposal) est rédigé et envoyé à une sélection restreinte d’éditeurs de solutions intranet ; généralement trois partenaires suffisent pour disposer d’une comparaison pertinente. Les démonstrations, échanges techniques et analyses comparatives permettent de choisir la technologie la plus adaptée, non seulement à court terme, mais aussi pour accompagner l’évolution de l’entreprise.
La mise en œuvre est la phase la plus visible. Elle s’effectue généralement en mode agile, par prototypes successifs. Cette approche, plus souple que les méthodes traditionnelles, permet de tester rapidement de nouvelles idées, d’ajuster les fonctionnalités au fur et à mesure et de réduire les délais de développement.
Une fois les premiers modules prêts, l’entreprise passe au chargement des données. Les administrateurs et contributeurs sont formés pour publier et structurer les contenus dans le nouvel environnement. Dans le cas d’une refonte, une migration partielle ou complète des contenus peut être effectuée.
L’étape suivante est celle de la recette, un moment critique du projet. Elle consiste à tester l’intranet dans toutes ses dimensions : fonctionnelles, techniques, ergonomiques, mobiles, mais aussi en termes de sécurité, de performance ou de montée en charge. On vérifie notamment les droits, les workflows et les intégrations avec les applications métiers. Plusieurs cycles de tests sont généralement nécessaires avant de valider une version stable.
Le succès d’un intranet repose également sur un accompagnement au changement solide. Gouvernance claire (rôles, responsabilités, comités, règles éditoriales, KPI), formation des contributeurs, mise en place d’un support dédié, communication engageante autour du lancement : l’adoption ne se décrète pas, elle se construit.
Vient enfin le Go Live, souvent accompagné d’actions visibles : campagnes d’e-mailing, webinars, teasers, vidéos, guides utilisateurs, voire jeux concours pour encourager la découverte.
Chaque projet est unique, mais certaines constantes se retrouvent dans tous les contextes. Un intranet ne doit jamais être pensé uniquement comme un outil technique : c’est avant tout un projet d’entreprise, transversal, mobilisant Communication, IT, RH, métiers et les équipes locales dans les groupes internationaux.
Un autre enseignement essentiel : il ne faut jamais partir de la technologie pour ensuite imaginer les usages. La démarche doit être inversée : comprendre les usages, les besoins, les irritants, puis choisir la technologie qui y répond le mieux.
Enfin, les délais varient selon l’ambition, le périmètre, la complexité technique ou la présence de plateformes locales. La plupart des refontes complètes s’étalent entre 6 et 18 mois — un délai réaliste pour construire une plateforme durable et robuste.
La refonte d’un intranet est bien plus qu’un projet digital : c’est une transformation qui impacte directement l’expérience collaborateur, l’efficacité opérationnelle et la qualité de la communication interne.
Chez Arctus, nous accompagnons depuis près de 20 ans les organisations dans la construction d’intranets, performants, utiles et adoptés. Nos méthodologies s’appuient à la fois sur les meilleures pratiques du marché, les retours d’expérience de nos clients et une compréhension fine des usages internes.
Si vous souhaitez échanger sur vos enjeux, comprendre comment d’autres entreprises ont structuré leur projet ou explorer les possibilités pour votre organisation, nous serons ravis d’en discuter avec vous.
Consultant senior
Alexander cumule plus de 20 ans d’expérience dans la direction de projets digitaux, à l’échelle internationale. Passionné par le Digital, Alexander coordonne des projets complexes impliquant de nombreux départements, pour la création, l’adoption et l’exploitation de dispositifs de collaboration interne.
