Toutes les clés pour communiquer sur votre nouvelle communauté

12 septembre 2017


Paroles d'experts

Toutes les clés pour communiquer sur votre nouvelle communauté

Il ne suffit pas de lancer une nouvelle communauté au sein d’un intranet collaboratif ou social pour que les membres y adhèrent immédiatement. Au-delà de l’intérêt même de la communauté, le changement de pratique est parfois long et nécessite communication et accompagnement. Comment toucher sa cible ? Comment inciter les utilisateurs à rejoindre la communauté ? Sur quels supports communiquer pour faire de la promotion interne ?

Vous avez défini les enjeux, les objectifs et la cible de votre communauté ? L’arborescence est créée et répond aux besoins des futurs utilisateurs ? Il est donc temps de lancer officiellement votre communauté ! Oui mais voilà, tout le monde ne s’improvise pas communicant. Voici quelques astuces pour mettre votre communauté sous les feux des projecteurs.

Soigner les premiers contenus

contentPremière étape : le texte de présentation de votre communauté. C’est la première chose que les utilisateurs de l’intranet ou du Réseau Social d’Entreprise verront. Il est donc indispensable que ce texte soit le plus explicite et accrocheur possible.

Pensez ensuite à publier quelques contenus avant de convier les premiers membres. Rien de plus néfaste que d’arriver dans une communauté vide de tout contenu. Il faut au contraire donner envie à l’utilisateur de revenir dès la première visite !

Pour annoncer l’ouverture de la communauté, le moyen le plus simple peut être tout simplement l’envoi d’un email aux futurs membres. Dans le message, rappelez les objectifs de la communauté et l’intérêt pour les utilisateurs de rejoindre cette communauté. N’oubliez pas de glisser à la fin du message un lien direct vers la communauté.

Créer une bannière de signature d’email est aussi un moyen de communiquer sur votre communauté, à plus long terme, auprès de vos interlocuteurs. Pensez à soigner le graphisme, à ajouter une petite phrase d’accroche et à rendre votre visuel cliquable. 😊

Enfin, n’hésitez pas à demander à d’autres animateurs de communauté de créer des liens vers des contenus présents sur votre communauté si les sujets s’y prêtent.

Créer des habitudes

penduleAutre bonne pratique : publiez vos contenus dans la communauté et arrêtez (ou limitez autant que possible) l’envoi d’emails. C’est le seul moyen pour augmenter le nombre de visites. Prévenez les utilisateurs de ce changement de pratiques, instaurez de nouvelles habitudes (en douceur) et surtout tenez-vous à ces nouvelles règles !

Pour changer les habitudes de vos interlocuteurs, vous pouvez aussi instaurer des « rendez-vous ». Un exemple ? La publication du « chiffre de la semaine » ou de « l’interview du mois » est un moyen d’installer une régularité, de créer des habitudes et de donner envie aux membres de revenir.

Pour inciter au changement de pratique, vous pouvez par exemple créer une petite newsletter envoyée par email, de manière régulière, dans laquelle les membres pourront retrouver des liens vers « les actualités qu’il ne fallait pas manquer ». Ce moyen de communication est une manière de faire un peu de publicité autour des contenus de votre communauté, notamment au moment du lancement, afin de montrer que la communauté vit et est régulièrement mise à jour.

Jouer la carte du présentiel

happyfaceOn oublie parfois de le dire mais les événements ou rencontres IRL (In Real Life) sont aussi un bon moyen de lancer et faire vivre votre communauté virtuelle. Le présentiel permet en effet de sensibiliser, lever les objections ou encore embarquer le management.

Réunir les membres de la communauté lors d’un petit déjeuner ou d’une pause-café peut être l’occasion de faire connaissance, de présenter les objectifs de la communauté, d’évoquer les évolutions à venir ou encore de recueillir les impressions des membres.

Lors d’une réunion de lancement, n’hésitez pas à mettre un ordinateur à disposition pour inciter les membres à adhérer à la communauté. Vous pouvez également à chaque fin de présentation, lors de réunions projets par exemple, ajouter une petite slide de promotion sur la communauté. C’est la dernière image que vos interlocuteurs garderont en tête. Rappelez aussi à chaque occasion (réunion, événement…) que les membres peuvent retrouver toutes les informations dans la communauté.

Identifier des ambassadeurs de communauté est aussi un bon moyen de vous faire aider pour assurer la promotion de la communauté. Les collaborateurs les plus assidus ou motivés sont souvent les mieux placés pour parler de la communauté et les plus écoutés par leurs pairs.

Rencontrer les managers pour leur donner envie de rejoindre la communauté et d’en parler autour d’eux est également un bon levier.

Enfin si cela n’est pas déjà prévu, n’hésitez pas à proposer des petites formations à la contribution par petits groupes ou en individuel.

Apporter un peu de légèreté

partyEnfin, pourquoi ne pas interpeller les membres en apportant un peu de vie et de fantaisie à votre communauté ? Pour inciter les membres à se rendre sur l’espace et générer de l’attention autour des contenus de la communauté, vous pouvez, par exemple, lancer un jeu concours destiné à retrouver des visuels ou des informations cachées dans les pages de la communauté. Vous pouvez également mettre en place des concours de type « Top like » ou « Top commentaires » sur les contenus publiés ou encore un concours de l’article qui atteindra le premier les 100 vues.

La publication de gifs animés, par exemple chaque vendredi, peut aussi être un moyen d’apporter un peu de légèreté.

Si vous lancez votre communauté et vous avez un peu de budget, pourquoi ne pas créer de petits goodies personnalisés à distribuer aux futurs membres : clé USB, tapis de souris, mug, objet connecté, etc. ?

Votre communauté ne décolle toujours pas malgré la mise en place de ces bonnes pratiques ? Contactez alors les membres de la communauté pour sonder leurs attentes et envisager de possibles évolutions. Peut-être que la communauté telle qu’elle existe ne correspond pas tout à fait à leurs besoins 😉

Enfin, ne soyez pas trop pressé et laissez du temps au temps ! Gardez en tête qu’il faut compter environ 9 mois pour qu’une communauté atteigne son rythme de croisière 😉

Par Marie Leroy

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