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HOW TO INTEGRATE GENERATIVE AI INTO YOUR INTRANET AND BOOST INTERNAL PRODUCTIVITY?

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Isabelle Reyre

31 March 2025

Generative AI in the intranet

Generative AI is gradually transforming corporate intranets into increasingly intelligent and collaborative tools. After the wave of announcements from major generative AI players (OpenAI, Anthropic, Claude, Perplexity...), CMS providers are now integrating these technologies to optimize information search, content generation, and the automation of internal tasks.

Comment intégrer l’IA générative dans un intranet ? Quelles sont les familles de services basés sur l’IA Générative proposés ? Quel est le niveau d’adoption de ces fonctionnalités par les entreprises ? Comment  l’offre de services et les usages associés vont-ils évoluer ?
Autant de questions auxquelles il est intéressant d’apporter des premières réponses. Nous le verrons, les usages ne se déploient encore que très progressivement.

Keys to understanding the generative AI offering in CMS platforms

Les solutions d’IA générative sont de plus en plus proposées dans les fonctionnalités des CMS modernes. Selon l’édition 2025 du rapport de Clearbox, société de conseil britannique spécialisée dans le screening des solutions de CMS, ces services d’IA Générative peuvent être classées selon quatre critères :

  1. Le niveau d’assistance: pour améliorer la recherche d’informations grâce à des moteurs intelligents, suggérer des contenus de manière personnalisée, automatiser des tâches répétitives comme le tagging des documents
  2. La pertinence : pour gagner du temps, améliorer l’accessibilité à l’information, optimiser la collaboration
  3. L’utilisabilité: pour faciliter l’utilisation des interfaces et assurer une intégration fluide avec les outils existants et un apprentissage minimal pour les utilisateurs finaux
  4. La gouvernabilité : en quoi les fonctionnalités sont « gouvernables »  et permettent, entre autres la traçabilité des actions de l’IA, la conformité aux règles de gouvernance interne, la transparence des algorithmes et la possibilité de paramétrer ou limiter certaines fonctionnalités

💡Données clés sur l’offre de service de l’IA générative dans l’intranet
L’analyse de plusieurs dizaines de solutions révèle que :

  • 2 éditeurs sur 3 proposent des services de génération de texte
  • 1 éditeur sur 2 propose une aide à la recherche de contenus et des fonctions d’aide à la personnalisation de l’expérience utilisateur

Depuis 2024 l’offre de service à base d’IA générative est plus fournie, mais dès 2023, selon l’Observatoire de l’intranet :

  • 65% des entreprises utilisent l’IA générative pour la création, la reformulation, la synthèse et la traduction de contenu
  • 61% s’en servent pour la recherche
  • 43% pour stimuler le travail créatif

Si les priorités aujourd’hui restent les mêmes, certains de ces services d’IA générative sont désormais disponibles dans les CMS. Ainsi la disponibilité ou non des services d’IA générative portés par les CMS peut constituer un critère parmi d’autres pour choisir une solution. Dans ce cadre, une préparation stratégique s’impose.

8 key criteria for preparing the implementation of generative AI in an intranet

Face aux nombreux défis, nous avons identifié 8 domaines à prendre en compte pour s’assurer un recours à l’IA générative réussi :

  1. Définir une vision stratégique
    Avant de déployer une IA générative sur son intranet, il convient de définir une feuille de route claire. L’IA doit, par exemple, faciliter l’accès aux connaissances internes et automatiser les tâches chronophages (résumé de documents, réponses aux questions fréquentes…). Il est essentiel que cette vision soit partagée avec les collaborateurs pour assurer un alignement stratégique et éviter une adoption fragmentée ou mal maîtrisée.
  2. Déployer des outils qui apportent une vraie efficacité
    Faire des choix de services en fonction des besoins spécifiques de son entreprise. Faut-il mettre l’accent sur la production de contenu, la recherche ou d’autres domaines ?
  3. Disposer d’un budget bien identifié
    Le déploiement des services basés sur l’IA générative nécessite, d’une part, un budget spécifique et, d’autre part, la formation des utilisateurs et des contributeurs pour s’assurer d’une adoption réelle de l’outil dans l’intranet.
  4. Adresser le sujet de la sécurité
    Déployer une IA capable de détecter et de bloquer automatiquement l’insertion de données sensibles (ex. : numéros de sécurité sociale, informations confidentielles) dans les prompts soumis aux outils de génération de contenu.  

    Intranet & IA générative
  5. Inclure le sujet du juridique
    Rédiger une charte d’usage stipulant que les contenus générés par l’IA doivent être validés par un humain avant publication, pour prévenir tout risque lié à la propriété intellectuelle ou à la diffusion d’informations erronées. La charte rappelle également les règles liées au droit d’auteur et de contrefaçon, y compris pour des contenus internes.
  6. Intégrer le green IT
    Afin d’optimiser l’usage des modèles d’IA en limitant la génération de contenus à la demande réelle des collaborateurs, plutôt qu’en exécutant des requêtes massives qui consomment inutilement des ressources.
  7. Conduire le changement
    Organiser des sessions de sensibilisation et des cas pratiques pour montrer aux contributeurs comment l’IA peut les aider dans leurs tâches quotidiennes, et désamorcer les craintes liées à la substitution de leurs compétences
  8. Mettre en place la bonne gouvernance
    Enrichir la gouvernance de l’intranet en mettant en place un comité IA regroupant des experts IT, des représentants métiers et des responsables RH pour suivre l’évolution des usages, évaluer les risques et ajuster les règles d’utilisation en fonction des retours d’expérience.

💡Bonne pratique :
Tous les éditeurs de CMS offrent aujourd’hui des fonctionnalités plus ou moins élaborées qui couvrent tout ou partie des services listés. Il est essentiel d’adopter une approche réfléchie et éprouvée en amont au travers de POC (Proof Of Concept) pour faire les bons choix et d’intégrer l’IA de manière cohérente, aussi bien en amont qu’en aval du projet intranet.

Use cases of generative AI supporting the intranet project

Au-delà des fonctionnalités d’IA Générative mises à disposition dans les CMS, on peut citer un certain nombre d’usages déjà déployés dans le cadre de projets intranet :

  • L’IA au service de la migration des contenus: pour traiter un volume documentaire important dans le cadre d’un plan de reprise, nous avons déployé une solution permettant un taggage automatique et l’attribution d’un indicateur de pertinence du contenu. Grâce à un filtrage basé sur ces critères, il est possible de sélectionner rapidement les contenus essentiels à conserver lors de plans de reprise d’envergure.
  • L’analyse de KPI: la génération d’indicateurs est souvent faiblement utilisée, faute d’une exploitation efficace. L’IA permet d’automatiser l’analyse de KPI et de mettre en avant les évolutions atypiques de manière automatique.
  • La mise en relation interne: prévu prochainement, le déploiement d’un outil de matching permettant de mettre en contact des professionnels en fonction de critères multiples, y compris issus de données non structurées.

Les applications sont nombreuses voire infinies. Le défi consiste à identifier les besoins et à définir comment exploiter efficacement les outils existants. Nous atteindrons une utilisation avancée de l’IA Générative lorsque nous serons en mesure d’inventer de nouvelles pratiques.

2030: 7 major trends of Generative AI in intranets

L’intranet de 2030 pourrait se qualifier au travers de 7 grandes thématiques avec le recours aux outils d’IA dans tous les domaines :

  1. Une hyperpersonnalisation pour une accessibilité optimale
  • Un intranet piloté par l’IA et le machine learning pour une personnalisation dynamique des contenus et des notifications selon le profil et les besoins de chaque collaborateur
  • Une navigation adaptative et proactive, suggérant des ressources, contacts et outils selon le contexte de travail (usine, bureau, terrain, mobilité)
  • Une expérience fluide entre desktop, mobile, et interfaces vocales, adaptée aux environnements de travail (salariés en production, techniciens itinérants et au bureau)
  1. Un assistant virtuel intelligent et proactif
  • Un chatbot évolué intégré pour répondre aux questions sur les procédures, la documentation technique, les RH, la formation, etc.
  • Une interface en langage naturel pour trouver rapidement les informations et des réponses aux questions, effectuer des tâches courantes (déclaration d’incident, réservation de salle, demande de congé, etc.)
  • Des fonctionnalités de recherche avancée basées sur l’IA (reconnaissance d’images, analyse sémantique)
  1. Une plateforme intégrée avec l’environnement de travail digital
  • Une unification des outils de Microsoft 365, Google Workspace ou des solutions métiers spécifiques dans une même interface
  • Un accès centralisé aux documents, applications et tableaux de bord, avec une authentification unique (SSO et gestion des identités renforcée)
  • Des flux de travail automatisés pour la gestion des tâches répétitives et administratives (validation de documents, onboarding, suivi des incidents).

 

IA intranet

 

  1. Une collaboration augmentée et une communication immersive
  • Des espaces collaboratifs intelligents pour travailler en mode synchrone ou asynchrone, quel que soit leur fuseau horaire
  • L’usage de la réalité augmentée et virtuelle pour la formation, la maintenance et le support à distance
  • Une traduction automatique en temps réel pour des échanges fluides entre équipes internationales
  1. Une gouvernance et une gestion des connaissances optimisées
  • Un knowledge hub intelligent pour capitaliser l’expertise interne, avec des recommandations de contenus ciblées selon les métiers
  • Des workflows de validation optimisés pour garantir la fiabilité et l’exactitude des informations
  • Des tableaux de bord analytiques pour piloter l’engagement et l’efficacité des contenus
  1. Un engagement collaborateur amélioré
  • Une plateforme favorisant la communication bidirectionnelle avec des outils de feedback, de cocréation et des sondages en temps réel
  • Une approche sociale pour encourager la participation et la contribution (gamification, reconnaissance par les pairs)
  • Une intégration forte de la RSE et du bien-être au travail, avec des espaces dédiés aux initiatives internes et des fonctionnalités pour mesurer l’impact social et environnemental
  1. Une cybersécurité et une souveraineté des données renforcées
  • Une protection avancée des données avec des systèmes de cybersécurité adaptative et une gestion fine des droits d’accès
  • Une conformité stricte avec les réglementations locales et internationales (RGPD, ISO 27001, etc.)
  • Une architecture cloud hybride garantissant performance, résilience et flexibilité

Conclusion: Generative AI, a strategic lever for the intrane

L’intranet de 2030 ne sera plus un simple site web d’entreprise, mais une plateforme intelligente, intégrée et conversationnelle, agissant comme un assistant numérique de confiance pour chaque collaborateur. Il garantira fluidité, accessibilité et pertinence des informations dans un environnement de travail toujours plus digitalisé et globalisé.

A plus court terme, nous publierons en mai les résultats de l’Observatoire de l’intranet augmenté. Ce sera l’occasion d’apporter de nouvelles données sur l’usage de l’IA Générative dans l’intranet en 2025. Le sujet n’a pas fini d’augmenter les intranets !

Si votre entreprise envisage d’adopter l’IA générative dans son intranet,
contactez-nous pour en discuter !

Picture of Isabelle Reyre<br><p id="mr-formation">Fondatrice, Associée</p>
Isabelle Reyre

Founder of Arctus, Partner



Founder and director of Arctus, Isabelle is also an author and speaker. Since 2007, she has shared her perspective and sheds light on the internal transformations that organizations are going through through studies and observatories such as the Hybrid Work and Digital Management Observatory, the Intranet & Digital Working Observatory or the creativity. She is also an administrator and an active member of AFCI, the French Association of Internal Communication Professionals.

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