Gouvernance : 5 bénéfices pour votre dispositif intranet collaboratif

21 octobre 2019


Paroles d'experts

Gouvernance : 5 bénéfices pour votre dispositif intranet collaboratif

La gouvernance est souvent la grande oubliée des dispositifs intranets et collaboratifs. Pour preuve, plus d'un tiers des entreprises n'ont pas formalisé de système de gouvernance. Pourtant, elle est un levier indispensable pour garantir la pérennité du dispositif. Petit tour d'horizon des bénéfices d'une bonne gouvernance pour vos Intranets et espaces collaboratifs.

34 % : c'est le taux de répondants dont l'entreprise n'a formalisé ni règles ni procédures liés à leur dispositif numérique interne, d'après l'Observatoire Intranet & Digital Working 2019. Ces résultats peu encourageants expliquent en partie la faible appropriation des usages alors que le nombre d'outils collaboratifs ne cesse de croître au sein des entreprises.

Il est vrai que le terme "gouvernance" ne fait pas rêver les foules. A l'heure où les entreprises doivent faire preuve d'agilité, la mise en place de règles et processus internes peut être perçue comme un ralentisseur de la transformation. Ils sont pourtant un levier essentiel pour assurer la pérennité du dispositif.

Voici 5 bénéfices d'une gouvernance forte :

 

Faciliter la prise de décision autour du dispositif

gouvernance orchestreQui dit gouvernance, dit instances de décision. Pour évoluer et perdurer dans le temps, tout dispositif numérique interne nécessite la création d'un ou de plusieurs comité(s). Chacun de ces comités a un rôle et des missions qui lui sont propres. Par exemple, le comité éditorial s'occupe de l'animation des publications et des contenus, le comité de pilotage discute des remontées utilisateurs, échange sur les indicateurs de suivi et tranche sur les évolutions à venir. Charge ensuite au comité stratégique de valider les décisions et de s'assurer de la cohérence du dispositif avec la stratégie de l'entreprise. A chacun ses missions :-) Il est donc important de bien définir leur composition ainsi que leur fréquence de réunion. Une bonne représentativité, une organisation claire et formalisée sont des clés pour faire avancer les différents chantiers et garantir la pérennité du dispositif.

 

Gagner du temps dans le travail et éviter les frustrations

Il n'est pas rare d'entendre, à l'occasion de phases d'écoute, la frustration des collaborateurs vis-à-vis du moteur de recherche de l'intranet. Pourtant, celui-ci n'est pas toujours le seul responsable de la mauvaise qualité des résultats de recherche. Ces résultats "discutables" viennent souvent de métadonnées non ou mal renseignées ou encore de l'absence de règles liées au cycle de vie des contenus.

Définir une taxonomie et des métadonnées puis inciter les contributeurs à renseigner ces éléments contribuent largement à améliorer l'indexation. De même, la définition de règles liées au cycle de vie des contenus permet une suppression ou un archivage régulier de ces contenus - que le process soit manuel ou automatisé. Cela évite ainsi la remontée d'éléments datés ou qui ne sont plus à jour dans les résultats de recherche. La gouvernance vise à conserver une base documentaire à jour et structurée… un gain de temps et d'énergie au quotidien !

Démultiplier les usages collaboratifs

Pas de déploiement d'un dispositif sans accompagnement du changement. Toutefois, au-delà des actions de communication ou de formation, il est nécessaire de mettre en place des réseaux de personnes - animateurs, contributeurs, ambassadeurs - sur lesquels s'appuyer pour "évangéliser" l'ensemble des collaborateurs. Quel que soit leur rôle au sein du dispositif, chaque typologie d'acteurs contribue à sa manière et selon sa mission à accompagner les utilisateurs au quotidien (formation, valorisation des bonnes pratiques, rectification des mauvais usages…)

Structurer et professionnaliser les pratiques de ces réseaux d'acteurs permettent de déployer les usages au plus près du terrain et d'embarquer toujours plus de monde !

 

Définir les priorités d'évolution de l'intranet

gouvernance intranet

Un dispositif intranet et collaboratif a vocation à perdurer dans le temps et donc à évoluer. Nombres de dispositifs sont d'ailleurs testés à petite échelle ou avec un nombre de fonctionnalités réduit avant d'être déployés plus largement. Pour faire évoluer un dispositif dans le temps, il est souvent nécessaire :

  • d'identifier les points bloquants et les freins à l'adoption du dispositif, via la mise en place d'une équipe support dédiée. Cette équipe permet non seulement de venir en soutien des utilisateurs dans l'appropriation de l'outil mais aussi de remonter les points bloquants rencontrés.
  • de définir et suivre des indicateurs destinés à mesurer le niveau de consultation, de contribution et plus globalement d'usage du dispositif intranet et collaboratif afin de mettre en place un certain nombre de correctifs le cas échéant.

Mesurer les premiers usages et suivre leur déploiement dans le temps permet de construire une feuille de route claire et de savoir où l'on va !

 

Faire du dispositif un levier de valorisation des collaborateurs

Contribuer au sein d'un intranet, animer un espace collaboratif… sont des actions qui demandent du temps, et les collaborateurs avec une casquette de contributeur ou d'animateur réalisent souvent ces tâches en plus de leur travail quotidien. Il est donc parfois difficile de les impliquer sur la durée. La mise en place d'un système de reconnaissance et de valorisation des collaborateurs impliqués dans le dispositif peut être un des leviers à actionner. Parmi les bonnes pratiques : la formalisation d'un temps alloué aux activités de contribution ou d'animation ou encore la prise en compte de leur rôle dans leurs objectifs de l'année. Intégrer la valorisation des acteurs dans le dispositif de gouvernance contribue à renforcer l'engagement de ces collaborateurs !

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