Comment notre équipe s’est-elle organisée face au COVID-19 ?

20 mars 2020


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Comment notre équipe s’est-elle organisée face au COVID-19 ?

A l'heure où une grande majorité de salariés et indépendants n'ont d'autre choix que de travailler depuis leur domicile, nous vous proposons une rubrique éphémère dans laquelle nous vous raconterons, chaque semaine, comment l'équipe Arctus adapte son organisation et travaille dans ce contexte particulier. Au programme de ces billets : retour d'expérience, bonnes pratiques... Et bonne humeur ! :)

 

En tant que société de conseil spécialisée dans le déploiement des usages digitaux en entreprise, nous sommes depuis longtemps outillés pour le travail à distance. Mais même en temps de crise, les outils ne suffisent pas. Bonnes pratiques, coordination et usages pertinents sont les clés de la réussite d'un télétravail "subi" et prolongé. Retour d'expérience d'une semaine de confinement.

Vendredi 13 mars, après l’annonce du passage au stade 3 par le Président, l'équipe d'Arctus quitte le bureau avec PC, casques audios et câbles Ethernet.

Pendant le week-end, d'autres annonces sont faites et les rumeurs de confinement se précisent… certains de nos partenaires et clients préfèrent jouer la sécurité et 80% des réunions planifiées pour la semaine se tiendront à distance.

Dimanche, suites aux annonces du Premier Ministre, toute l’équipe est contactée individuellement par téléphone par Isabelle, la directrice associée d'Arctus. Bien que notre espace de coworking soit ouvert, la réunion d’équipe du lundi matin se fera en visio-conférence. Le message est doublé par écrit via une publication dans notre espace collaboratif dédié aux messages d'entreprise (Microsoft Teams).

Lundi matin, d’un commun accord nous décidons de mettre en place un rapide point en visio-conférence, sur Teams, tous les jours, à midi. L'objectif ? Conserver le contact de "vive voix" et échanger sur la santé de chacun, sur le travail en cours et les échéances à venir.

Réunion quotidienne Covid-19

Point quotidien de l'équipe sur Teams

 

En parallèle, l’équipe crée un groupe de discussion instantanée « Gardons le contact (à distance) ». Un "bonjour" le matin, quelques petits messages pour ponctuer la journée, le partage de vidéos / photos, recettes de cuisine réussies, etc. puis un petit "bonne fin de journée" contribuent à humaniser des postes de travail assez solitaires. C'est aussi un bon moyen de garder le contact, s'assurer que tout le monde va bien, et d'informer l'équipe de ses moments de disponibilité.

Discussion Teams organisation Covid-19

Groupe de discussion d'équipe "Gardons le contact (à distance)" sur Teams

 

Plusieurs de nos clients nous signalent une recrudescence de l’utilisation de leur Intranet, des services à distance ainsi qu'une nécessité à avancer plus vite sur les usages collaboratifs… Le COVID-19 sera sans aucun doute l'occasion de prendre conscience des opportunités offertes par le numérique pour maintenir une activité la plus normale possible.

Et vous ? Comment vous organisez vous dans votre équipe, votre entreprise ? N'hésitez pas à nous partager votre expérience ! Nous nous tenons également à votre écoute pour faire face à cette période mouvante. Prenez soin de vous et de vos proches.

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