Outils collaboratifs, télétravail et surcharge informationnelle : comment s’en sortir ?

9 septembre 2020


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Outils collaboratifs, télétravail et surcharge informationnelle : comment s’en sortir ?

Près de la moitié des salariés français estiment que le nombre de sources d’informations – messagerie, réseaux sociaux, Intranet, dossiers partagés… – consultées chaque jour a augmenté sur les cinq dernières années (étude OpenText). Cette arrivée massive d’outils collaboratifs en entreprise a une vertu : la diminution du nombre d’emails reçus chaque jour. Mais la surcharge informationnelle n’a pas n’a pas dit son dernier mot… encore moins pendant la période actuelle ! Alors, comment s’en sortir ?

Les méfaits de l’infobésité

L’infobésité, c’est la surcharge d’informations reçues sur nos supports de communication tels que la boîte email, les réseaux sociaux, les outils collaboratifs, etc. A l’heure de l’hyperconnexion et du fameux FOMO (Fear of Missing Out, soit la peur de rater quelque chose), difficile de résister à l’envie de jeter un œil à tous nos outils et applications !

télétravail outils collaboratifs surcharge multitasking

Oui mais voilà, la pratique du « multitasking » (ou encore du « task-switching ») – soit le fait de participer à une réunion, tout en finissant un livrable et en répondant à une sollicitation dans le chat’ – impacte la productivité. Les neurosciences montrent que les interruptions incessantes et l’alternance des tâches engendrent une surcharge cognitive chez les salariés et par conséquent des difficultés de concentration et de mémorisation.

Et le télétravail (déployé massivement durant la crise sanitaire) n’améliore pas ce phénomène. Fini les conversations à la machine à café, bonjour les messages sur le chat’ et les réunions distancielles à tout va ! Comme l’illustre l’étude OpenText réalisée en avril-mai 2020, 24 % des répondants se disent stressés par une « surcharge d’information ». Quelques 14 % se sentent submergés par un trop grand nombre de sources et d’applications à vérifier chaque jour.

Télétravail ou non, quels sont les gestes à adopter pour limiter cette surcharge d’informations ?

Adopter les bons gestes pour ne recevoir que l’essentiel

Gestion de notification télétravail outils collaboratifs surcharge

Au-delà du tri régulier à faire dans sa boîte email – désabonnement aux newsletters ou publicités qu’on ne prend jamais le temps d’ouvrir, ni de lire – il est aussi possible d’agir sur les notifications de l’intranet et des outils collaboratifs.

Certaines solutions offrent des fonctionnalités d’abonnement à des types de contenus. L’objectif ? Permettre aux utilisateurs de s’abonner aux informations qu’ils ne souhaitent pas manquer, c’est-à-dire les contenus les plus pertinents et utiles pour le travail quotidien, et faire sa propre curation. 

Les outils collaboratifs permettent, par ailleurs, le paramétrage des notifications. Choisir la manière dont on souhaite être notifié (par email et/ou uniquement sur la plateforme) et la fréquence de notification est un moyen de réguler les sources d’interruption. Enfin, certains outils permettent le paramétrage des notifications des espaces, équipes ou canaux dont on fait partie : un autre moyen de mettre en sourdine ceux qui ne nécessitent pas une attention immédiate.

S’octroyer du temps de concentration sans sollicitation

Parce que les sollicitations (professionnelles ou personnelles) vont bon train en journée, il est parfois nécessaire de prendre les devants et de s’octroyer des temps de « pause » nécessaires à la concentration

La déconnexion de certaines applications (messagerie instantanée…), pendant les réunions ou temps dédiés à la concentration est aussi un moyen de limiter les sources d’interruption. Néanmoins, que l’on soit au bureau ou en télétravail, apparaître « hors ligne » sur le temps de travail n’est pas toujours bien vu. Nombre d’outils collaboratifs intègrent donc des fonctionnalités qui permettent de ne pas recevoir de notifications pendant un temps donné. Le statut « Ne pas déranger » mis à disposition par Microsoft Teams en est un exemple. D’autres outils, à l’exemple de Google Meet, permettent de bloquer les notifications pendant un certain temps.

télétravail outils collaboratifs surcharge procrastination

Pour les adeptes de la procrastination, certains outils permettent de faciliter la concentration. La technique du Pomodoro, par exemple, consiste à se concentrer sur la réalisation d’une tâche précise pendant un temps donné.

L’organisation de réunion sans ordinateur, ni smartphone, notamment lors d’atelier de créativité, peut-être une idée intéressante pour s’assurer de l’attention des participants (sous réserve de proposer une animation dynamique et engageante !).

Limiter la surcharge informationnelle, une affaire avant tout collective !

Les initiatives et techniques individuelles permettent de réguler le nombre de notifications sur un temps plus ou moins court. Néanmoins, leurs effets restent limités. La lutte contre l’infobésité doit avant tout être portée collectivement et au plus haut niveau. Pour être efficace, elle doit faire partie intégrante d’un changement culturel de l’équipe voire de l’organisation.

Si la loi Travail, entrée en vigueur en 2017, et le droit à la déconnexion ont permis une avancée dans les entreprises, une marge de progrès est encore à considérer, d’autant plus que personne n’avait anticipé la crise de la Covid-19 et le confinement planétaire de 2020.  Que se passe-t-il lorsque le nombre d’outils collaboratifs explosent ? Lorsque les horaires de travail deviennent flous ?

La période actuelle nous rappelle que les entreprises doivent aller plus loin.

télétravail outils collaboratifs surcharge change management

Comment ? En coconstruisant, d’une part, à l’échelle de l’organisation les pratiques communicationnelles de demain : Quelles sont les attentes du management et des collaborateurs ? Quel outil pour quel usage ? Quel délai de réponse ? Quelles règles associées à la déconnexion ? Quelles limites à respecter ?

En menant, d’autre part, une réflexion pour redéfinir le dispositif numérique interne de l’entreprise et optimiser le nombre d’outils et les usages associés.

Enfin, limiter l’infobésité passe aussi par un accompagnement au changement des managers, dont certains découvrent le management à distance (formation aux usages des outils collaboratifs, aux nouveaux modes de management…) et de tous les collaborateurs pour une appropriation adéquate des usages.

Que la pérennisation du télétravail progresse ou non, nul doute que cette crise de l’attention mérite bien toute l’attention des parties prenantes des organisations !

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