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10 août 2022
SWOOP Analytics a récemment publié un rapport complet sur les usages de Microsoft 365. Nous vous présentons leur 7 profils collaboratifs et les points saillants que nous retenons de ce benchmark.
Chez Arctus, nous menons une veille régulière sur l’évolution des usages collaboratifs et sommes toujours à l’affut des bonnes pratiques à partager avec nos clients. A ce titre, nous entretenons des relations régulières avec les éditeurs de solutions. Parmi les rapports que les éditeurs publient régulièrement, nous apprécions particulièrement ceux des équipes de SWOOP. Leur dernier rapport analyse l’activité des organisation sur les applications de Microsoft 365 (Yammer, Teams, SharePoint, Outlook, etc.).
SWOOP est une société spécialisée dans l’édition de solutions d’analytics sur les usages collaboratifs et sociaux. Après avoir développé leurs solutions pour Yammer, Workplace by Facebook ou Teams, Swoop a sorti un nouveau produit qui analyse l’intégralité des donnés générées par les applications de Microsoft 365 (Outlook, SharePoint, Yammer, Teams, etc.). Ils ont agrégé les données de leurs clients (avec leur accord bien entendu), en utilisant la technique de « reality mining » entre octobre 2021 et Mars 2022 et en ont tiré des conclusions très riches compilées dans un rapport de benchmark.
En savoir plus sur les profils de collaboration, le détails et leur mode de calcul
Seule une petite partie d’utilisateurs avancés sont responsables d’une grande partie des usages collaboratifs sur Microsoft 365. Par exemple, 10 % d’utilisateurs enregistrent 42 % du temps total passé en réunion, tandis que les 50 % les moins actifs ne sont responsables que de 6 %. Et cette tendance se retrouve globalement dans les autres métriques suivies. Il suffirait donc que les utilisateurs les moins actifs modifient légèrement leurs habitudes pour voir un impact important sur l’amélioration globale des usages collaboratifs. Ce sont ces utilisateurs à cibler en premier dans les programmes d’accompagnement (alors qu’il est plus facile s’adresser toujours aux « bons élèves »). La bonne nouvelle, c’est qu’il y a une proportion suffisante d’utilisateurs avancé pour aider à influencer les retardataires et être « ambassadeur du collaboratif » !
Le principal facteur permettant de d’évaluer la performance collaborative d’une équipe est le niveau de variation des pratiques parmi ses membres. La définition et la mise en place de bonnes pratiques digitales au sein de l’équipe sont essentielles à la performance du collectif. Une équipe qui a des usages homogènes, même si ces usages ne sont pas les plus innovants, sera plus efficace qu’une équipe dans laquelle il existe une grande disparité de pratiques. Cette notion est représentée dans le graphique suivant :
Plus de 82 % du personnel lit Yammer, ce qui en fait une plateforme de communication interne incontournable. L’utilisation passive de Yammer (beaucoup plus de lecteurs que d’auteurs) reflète son utilisation croissante en tant que canal de communication interne. Yammer a toutefois un rôle beaucoup plus important à jouer dans les usages plus radicaux. La création et le renforcement des compétences de base par l’apprentissage social deviendront essentiels à mesure que nous évoluerons vers un travail plus hybride.
Les messages dans les canaux Microsoft Teams et les messages dans les communautés Yammer sont sous-utilisés. Seuls 14 % du personnels faisant partie du panel ont publié ou répondu à un message Yammer et 27 % ont envoyé un message dans un canal Teams au cours de la période de six mois analysés. Il s’agit là d’une énorme occasion perdue de se libérer du courrier électronique et du chat, de travailler de manière plus asynchrone et de bénéficier de la participation de la communauté d’entreprise.
Les interruptions constantes du chat Microsoft Teams sont importantes. En moyenne, le personnel envoie 65 messages de chat Microsoft Teams par semaine (contre 29 e-mails par semaine). Les plus actifs envoyant plus de 2 000 messages de chat par semaine. Les messages de chat et les notifications peuvent être très perturbateurs, exigeant une attention immédiate. Il est préférable d’utiliser les canaux Teams plutôt que le chat dès que le sujet traités est relatif à un projet, doit être retrouvé et peut intéresser plus de monde. C’est une manière pour chacun d’améliorer la visibilité sur le travail des autres
Les leaders, en moyenne, font preuve de meilleures habitudes de collaboration que les non-leaders. Loin d’être des retardataires numériques, ils montrent l’exemple. La performance moyenne des leaders en matière de collaboration est de 66 %, contre 53 % pour les non-leaders. Il est toutefois inquiétant de constater que près de 40 % du personnel non-leader n’a pas participé à un appel individuel avec des leaders ou des collègues au cours de la période de six mois. Ce résultat renforce les préoccupations concernant la santé et le bien-être du personnel pendant la pandémie. Dans le cadre du travail hybride, il est nécessaire de donner la priorité aux interactions individuelles en face à face, si les entretiens individuels numériques sont devenus problématiques pour une raison quelconque.
Merci aux équipes de SWOOP pour ce rapport très complet qui apporte un regard original sur nos usages collaboratifs ! Beaucoup d’autres informations et des retours d’expériences d’entreprises sont à retrouver dans le rapport complet.
Consultant Senior
Spécialiste des sujets de communication interne, Sébastien a développé chez Arctus une expérience en gestion de projets internationaux. Il est passionné par la gestion des intranets et toujours à l'affut des tenances et des bonnes pratiques à partager !
Arctus est une société de conseil et d’accompagnement au changement, experte en transformation digitale interne. Nous aidons les organisations, les managers et les collaborateurs à mieux travailler ensemble par la mise en place de dispositifs digitaux et le déploiement d’usages collaboratifs et sociaux.
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