22 June 2023
The Arctus 2023 Intranet and Digital Communication Observatory, a survey conducted among 401 French professionals in the areas of internal communication, digital workplace and employee experience, provides valuable insights into trends in internal digital systems. Explore how these key findings can assist you in evolving your practices and optimizing your employees' digital work environment.
L’intranet occupe une place centrale dans la communication interne et favorise la cohésion sociale dans les entreprises. « Fluidifier la communication interne » (69%), « Améliorer l’efficacité opérationnelle » (59%) et « Améliorer la capitalisation des savoirs » (59%), ces enjeux, tous 3 en augmentations de 8 points, sont désormais identifiés comme prioritaires par une majorité des répondants.
La capacité à accéder facilement à l’information et à capitaliser sur les savoirs disponibles est un enjeu clé d’efficacité opérationnelle pour les entreprises. En ce sens, La capacité à pouvoir cibler, pour le communicant, sa communication à travers différents canaux de communication et la facilité, pour le collaborateur, à accéder à des contenus chauds et froids sont essentielles.
La gouvernance des intranets se structure autour du contenu, avec la mise en place de comités de pilotage. 42% des organisations en sont pourvues (vs 30% en 2021) signe que les intranets sont de plus en plus investis.
Les formats éditoriaux sur l’intranet, sont protéiformes. L’actualité reste le contenu phare pour un peu plus de 3/4 des répondants. Viennent ensuite quasi ex-aequo les informations froides (58 %) et les contenus vidéos et animés (57 %), puis les événements (53 %).
Les acteurs de l’intranet, et leurs poids dans le dispositif, évoluent et se diversifient. D’un côté, la direction de la communication confirme son rôle de pilote dans la gestion de l’intranet, passant de 37% en 2021 à 57% en 2023… quand celui des RH reste en retrait (25%). De l’autre côté, en matière de décentralisation de la contribution, on note que 61% des organisations impliquent activement les différents métiers, devenant, pour 40 % d’entre eux, des contributeurs très actifs, avec la Com et les RH.
"This increasing institutionalization of governance mechanisms is expected to persist in the coming years. With the proliferation of communication channels and the influx of information into employees' informational landscape, there will be a rising demand for greater control over the production and dissemination of information. This will enable maximizing its impact and fostering stronger commitment."
La part grandissante des métiers dans la production de contenus est par ailleurs en phase avec ce que nous observons chez nos clients. Encourager le sentiment d’appartenance et l’engagement, et le partage de contenus de proximité (géographique, métiers…) plus incarnés, est plébiscité par ces derniers pour capter l’intérêt des employés.
Les dispositifs numériques internes sont encore présentés ou perçus en majorité comme des « Intranets info-com classiques » dans plus de 1/3 des cas. L’appellation « Digital workplace », comme dispositif digital interne proposant une expérience utilisateur totalement unifiée n’est utilisée que chez 21% des organisations. La digitale Workplace ne s’impose pas encore. Il est vrai que les investissements requis sont un frein. La tendance à la fragmentation des dispositifs, déjà observée dans l’édition 2021, se confirme.
Pour autant, parmi les répondants chez qui une « digital workplace » est déployée, on constate un niveau de satisfaction des collaborateurs et un niveau d’usage de la plateforme supérieurs. S’imposer comme « le cœur de la digital workplace », est un challenge poursuivi par de plus en plus d’acteurs (CMS Intranet, Microsoft Viva, ServiceNow, et nombre d’éditeurs des domaines SIRH, ERP, CRM, etc.). Ces ambitions contribuent à complexifier les décisions d’urbanisation des DSI, ce qui peut être un autre frein à son développement.
L’Observatoire 2023 met en évidence un changement d’attitude significatif vis-à-vis du digital. Après un temps d’intégration des nouveaux usages digitaux, particulièrement pendant la pandémie, les collaborateurs ne sont plus que 16 % à estimer que les évolutions digitales vont continuer d’améliorer la qualité de vie au travail (contre 36 % en 2021).
La nette baisse de l’amélioration de la QVT en tant qu’opportunité offerte par le digital, illustre que les bénéfices du digital sont déjà intégrés dans le quotidien et n’est plus un sujet en soi.
"The evolution of the organization and the adaptation of management represent the next avenues for improving quality of work life. A thoughtful and controlled use of AI can undoubtedly contribute to this as well."
Une entreprise sur deux déclare avoir des employés déconnectés. Par ailleurs, les répondants estiment que cette population n’est pas du tout engagée dans la transformation digitale. Pourquoi ce manque d’engagement ? L’Observatoire montre que si les non connectés ne se sentent pas concernés par les dispositifs digitaux, c’est soit par manque de temps (52 %), soit par manque de compétences digitales dans un contexte professionnel (51 %), soit tout simplement parce que l’intranet ne répond pas à leurs besoins !
Même s’il semble illusoire, voire inadapté d’essayer d’engager 100 % du corps social dans le digital alors qu’une partie de l’activité n’a pas recours aux outils numériques, les possibilités d’inclusion se multiplient. Nombreuses sont les entreprises qui déploient des écrans d’affichage ou des applications et intranets mobiles avec, toujours, une vraie réflexion autour de la mise en ligne de contenus et de services ciblés.
L’hégémonie de Microsoft dans les environnements bureautiques se consolide : 79 % des répondants déclarent utiliser une solution de l’éditeur, une position dominante en augmentation de 7 points par rapport à l’édition de l’Observatoire de 2021.
Pour autant, les préoccupations de souveraineté et de « no GAFAM » (Microsoft, Google…) deviennent visibles. 14 % des répondants ont opté pour des alternatives à Microsoft et Google, motivés par la quête de souveraineté numérique (76 %), par un choix militant « no GAFAM » (60 %) ou pour des questions de coût (55 %).
L’IA générative suscite une préoccupation croissante en matière de communication interne. 43 % des organisations utilisent déjà des technologies d’IA pour générer des contenus, mais 52 % des professionnels s’inquiètent de la validité de ces contenus produits par l’IA. Les directions de communication sont appelées à jouer un rôle essentiel dans la supervision et la qualité des contenus générés par l’IA afin de maintenir la confiance des utilisateurs.
La légitimité de l’intranet se confirme au sein des entreprises dans un contexte de transformation accélérée. Le rôle des communicants est repassé au premier rang des attentes des utilisateurs pour les informer, les orienter dans cet environnement en intense changement. En matière d’IA générative, il va s’agir de mettre en place des règles d’usage, une gouvernance et une éthique stricte aux conditions d’utilisation de ces outils pour assurer la fiabilité du contenu.
METHODOLOGIE
Enquête réalisée auprès 401 répondants issus de 377 entreprises françaises de toute taille des secteurs d’activité des services, de l’industrie, de l’administration et du parapublic, soit + de 4,2 millions de collaborateurs représentés, à travers un questionnaire en ligne ouvert du 4 janvier au 7 avril 2023.
Pour découvrir les résultats détaillés de l’étude, téléchargez le rapport complet.
Pour une présentation personnalisée des enseignements de l’observatoire ou pour échanger autour de vos projets digitaux interne, contactez-nous.
Vous avez manqué le webinar de présentation des résultats de l’enquête ?
Visionnez le replay de la session animée par Isabelle Reyre et Bernard Baron, directeurs associés d’Arctus, avec la participation de Yann Vialet, Digital Workplace manager chez Technip Energies.
Isabelle Houdaille is a consultant in internal digital transformation and a facilitator in collective dynamics. She is passionate about all topics related to employee experience, commitment, communication and service design.
